Toàn bộ checklist

Nếu cơ quan thuế xác minh không thấy công ty ở địa chỉ đăng ký, mã số thuế có thể bị khoá và người đại diện có thể bị hạn chế xuất cảnh khi còn nợ thuế, không cần ngưỡng nợ tối thiểu. Đây là tình huống phổ biến với công ty thuê địa chỉ ảo hoặc đã chuyển văn phòng mà chưa đăng ký lại.

Khoá mã số thuế, không xuất được hoá đơn, không nộp được tờ khai. Người đại diện bị tạm hoãn xuất cảnh nếu còn nợ thuế, không cần ngưỡng. Mở lại tốn nhiều tuần.

Địa chỉ trên giấy đăng ký có đúng nơi đang làm việc không? Có người nhận thư, tiếp đoàn kiểm tra không?

Một số ngành phải có giấy phép riêng hoặc đáp ứng điều kiện trước khi hoạt động. Kinh doanh trước khi có giấy phép có thể bị phạt và bị buộc dừng.

Bị buộc dừng hoạt động, phạt hành chính theo luật chuyên ngành, có thể bị thu hồi giấy đăng ký. Doanh thu từ hoạt động chưa có phép có thể bị xử lý.

Ngành đang làm có nằm trong danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện không? Giấy phép còn hạn không?

Chứng từ phải lưu nhiều năm. Khi bị kiểm tra thuế cho các năm cũ, không xuất trình được chứng từ là chi phí bị loại.

Không xuất trình được chứng từ khi kiểm tra là chi phí bị loại, thuế đầu vào bị bác, truy thu cộng phạt 20% và chậm nộp. Phạt riêng về lưu trữ với tổ chức khoảng 10-40 triệu.

Chứng từ các năm trước đang lưu ở đâu, dạng giấy hay điện tử? Có tìm lại được trong 1 ngày không?

Chữ ký số của doanh nghiệp có giá trị như con dấu và chữ ký người đại diện cộng lại: ký được tờ khai thuế, hồ sơ bảo hiểm, hoá đơn, hợp đồng điện tử, hồ sơ đăng ký kinh doanh, một số giao dịch ngân hàng. Một chiếc token duy nhất nằm trong túi kế toán hoặc ở công ty dịch vụ kế toán nghĩa là người đó ký thay công ty được mọi thứ mà không ai duyệt. Rủi ro thường gặp: nhân viên nghỉ mang theo hoặc giữ mật khẩu, ký hợp đồng hay hoá đơn chưa được duyệt, chữ ký số ký hoá đơn tự động nằm trên máy chủ không ai quản, token hết hạn đúng ngày nộp tờ khai.

Người giữ chữ ký số ký được hợp đồng, hoá đơn, hồ sơ pháp lý thay công ty mà không ai duyệt. Hậu quả không giới hạn ở tiền phạt mà là nghĩa vụ hợp đồng và trách nhiệm pháp lý công ty phải gánh.

Công ty đang có bao nhiêu chữ ký số (token, chữ ký số từ xa, chữ ký số cá nhân của người đại diện)? Mỗi cái ai giữ, ký được loại tài liệu nào, hết hạn khi nào? Có tách chữ ký số cho thuế và bảo hiểm, cho hoá đơn, cho hợp đồng không? Có nhật ký ký hoặc quy chế sử dụng chữ ký số không? Người nghỉ việc có bị thu hồi quyền ngay không?

Người giữ sổ sách nghỉ việc là lúc công ty dễ mất dấu hồ sơ nhất. Bàn giao phải có biên bản kèm danh mục: sổ sách, chứng từ theo năm, tài khoản và mật khẩu các cổng (thuế, bảo hiểm, hoá đơn điện tử, ngân hàng), chữ ký số, con dấu, hợp đồng đang hiệu lực, việc đang dở và hạn sắp tới. Nếu chữ ký số, tài khoản cổng thuế đứng tên hoặc gắn số điện thoại cá nhân của người nghỉ thì phải chuyển ngay.

Mất quyền truy cập cổng thuế, bảo hiểm, ngân hàng; trễ hạn nhiều kỳ liên tiếp; không tìm ra chứng từ cũ. Nhiều vụ truy thu bắt đầu từ một lần đổi kế toán không bàn giao.

Có mẫu biên bản bàn giao chưa? Tài khoản các cổng và chữ ký số đang gắn với email, số điện thoại của công ty hay của cá nhân?

Dữ liệu phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử dạng gốc, hồ sơ số là tài liệu kế toán, mất là không tái tạo được. Phần mềm cài trên máy thì phải có bản sao lưu định kỳ ở nơi khác và có thử khôi phục thật. Phần mềm trên nền tảng đám mây thì phải xem hợp đồng nhà cung cấp cam kết gì về sao lưu, cách xuất dữ liệu khi ngừng dịch vụ, và công ty vẫn nên tự xuất định kỳ. Hoá đơn điện tử gốc là tệp dữ liệu có chữ ký số, không phải bản in; cần tải về lưu riêng vì nhà cung cấp chỉ giữ theo hợp đồng.

Mất dữ liệu kế toán là không tái tạo được sổ sách nhiều năm; bị coi là không có tài liệu kế toán, chi phí bị loại hàng loạt, cộng phạt về lưu trữ.

Bản sao lưu gần nhất là khi nào, để ở đâu, ai kiểm tra? Đã thử khôi phục từ bản sao lưu bao giờ chưa, mất bao lâu? Nếu đổi phần mềm kế toán, dữ liệu cũ mở bằng gì?