Toàn bộ checklist

Nhiều người đăng ký vốn cao cho đẹp hồ sơ nhưng không góp đủ. Khi quá hạn mà không điều chỉnh, công ty rơi vào trạng thái vi phạm và thành viên phải chịu trách nhiệm tương ứng phần đã cam kết.

Phạt hành chính về đăng ký doanh nghiệp, khung với tổ chức khoảng 30-50 triệu và buộc điều chỉnh vốn. Thành viên chịu trách nhiệm theo số vốn đã cam kết, không phải số đã góp.

Sổ sách có chứng từ góp vốn khớp với số đăng ký chưa? Nếu chưa góp đủ, đã làm thủ tục điều chỉnh vốn chưa?

Biển hiệu bị xem là chuyện nhỏ, nhưng thiếu tên đúng đăng ký, địa chỉ, số điện thoại là có chế tài. Cơ quan thuế đi xác minh địa chỉ cũng nhìn biển hiệu để kết luận công ty có hoạt động không.

Phạt hành chính lĩnh vực quảng cáo, khung cũ với tổ chức khoảng 20-30 triệu, có khung mới từ giữa 2026. Rủi ro gián tiếp lớn hơn: bị coi là không hoạt động tại địa chỉ.

Biển hiệu có đủ tên công ty đúng giấy đăng ký, địa chỉ, số điện thoại không? Có ở vị trí nhìn thấy được không?

Nếu cơ quan thuế xác minh không thấy công ty ở địa chỉ đăng ký, mã số thuế có thể bị khoá và người đại diện có thể bị hạn chế xuất cảnh khi còn nợ thuế, không cần ngưỡng nợ tối thiểu. Đây là tình huống phổ biến với công ty thuê địa chỉ ảo hoặc đã chuyển văn phòng mà chưa đăng ký lại.

Khoá mã số thuế, không xuất được hoá đơn, không nộp được tờ khai. Người đại diện bị tạm hoãn xuất cảnh nếu còn nợ thuế, không cần ngưỡng. Mở lại tốn nhiều tuần.

Địa chỉ trên giấy đăng ký có đúng nơi đang làm việc không? Có người nhận thư, tiếp đoàn kiểm tra không?

Đổi người đại diện, địa chỉ, vốn, ngành nghề mà không cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn quy định là bị phạt. Thường bị phát hiện khi làm thủ tục khác.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 20-60 triệu tuỳ thời gian chậm. Hồ sơ ký trong thời gian thông tin sai có thể bị đặt câu hỏi.

Lần thay đổi gần nhất đã đăng ký chưa? Giấy đăng ký hiện tại có khớp thực tế không?

Một số ngành phải có giấy phép riêng hoặc đáp ứng điều kiện trước khi hoạt động. Kinh doanh trước khi có giấy phép có thể bị phạt và bị buộc dừng.

Bị buộc dừng hoạt động, phạt hành chính theo luật chuyên ngành, có thể bị thu hồi giấy đăng ký. Doanh thu từ hoạt động chưa có phép có thể bị xử lý.

Ngành đang làm có nằm trong danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện không? Giấy phép còn hạn không?

Điều lệ, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, biên bản họp, nghị quyết là thứ ngân hàng, nhà đầu tư và cơ quan kiểm tra hay yêu cầu. Thiếu thì khó chứng minh quyết định của công ty là hợp lệ.

Phạt hành chính nhỏ. Rủi ro thật là tranh chấp giữa thành viên, cổ đông không có căn cứ giải quyết, và ngân hàng, nhà đầu tư dừng giao dịch khi thiếu hồ sơ.

Có bản điều lệ đang hiệu lực không? Sổ thành viên có cập nhật sau lần chuyển nhượng gần nhất không?

Chữ ký số hết hạn đúng ngày nộp tờ khai là chuyện xảy ra thường xuyên. Công ty bị khoá mã số thuế còn gặp vòng luẩn quẩn: cần chữ ký số để nộp tờ khai, nhưng không được cấp chữ ký số vì mã số thuế đang khoá.

Trễ hạn nộp tờ khai vì hết hạn hoặc mất mật khẩu, dẫn đến phạt chậm nộp tờ khai theo số ngày. Khi mã số thuế bị khoá thì không cấp lại được chữ ký số.

Chữ ký số còn hạn bao lâu? Ai giữ mật khẩu tài khoản thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử?

Người đại diện theo pháp luật vắng mặt dài ngày mà không uỷ quyền bằng văn bản thì hồ sơ ký trong thời gian đó có thể bị đặt câu hỏi về hiệu lực.

Hồ sơ, hợp đồng ký trong thời gian vắng mặt có thể bị tranh cãi về hiệu lực. Phạt hành chính nhỏ nếu bị kiểm tra.

Có mẫu uỷ quyền sẵn chưa? Lần đi công tác dài gần nhất có uỷ quyền không?

Chứng từ phải lưu nhiều năm. Khi bị kiểm tra thuế cho các năm cũ, không xuất trình được chứng từ là chi phí bị loại.

Không xuất trình được chứng từ khi kiểm tra là chi phí bị loại, thuế đầu vào bị bác, truy thu cộng phạt 20% và chậm nộp. Phạt riêng về lưu trữ với tổ chức khoảng 10-40 triệu.

Chứng từ các năm trước đang lưu ở đâu, dạng giấy hay điện tử? Có tìm lại được trong 1 ngày không?

Đơn vị kế toán phải có kế toán trưởng. Chưa bổ nhiệm được thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ, nhưng chỉ tạm trong thời hạn tối đa theo luật, sau đó phải có kế toán trưởng đủ điều kiện (chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng, trình độ, năm kinh nghiệm). Doanh nghiệp siêu nhỏ được miễn, chỉ cần người phụ trách kế toán. Nhiều công ty nhỏ có kế toán làm đầy đủ sổ sách, thuế, nhưng không ai đứng chức danh kế toán trưởng, vẫn bị phạt vì thiếu chức danh chứ không phải vì thiếu việc.

Phạt hành chính lĩnh vực kế toán, khung với tổ chức khoảng 20-40 triệu, phạt vì thiếu chức danh dù sổ sách đầy đủ.

Công ty có còn là doanh nghiệp siêu nhỏ theo tiêu chí hiện hành không? Nếu không, ai đang là kế toán trưởng, có quyết định bổ nhiệm và chứng chỉ không? Nếu chỉ có người phụ trách kế toán, đã quá thời hạn tạm chưa?

Chữ ký số của doanh nghiệp có giá trị như con dấu và chữ ký người đại diện cộng lại: ký được tờ khai thuế, hồ sơ bảo hiểm, hoá đơn, hợp đồng điện tử, hồ sơ đăng ký kinh doanh, một số giao dịch ngân hàng. Một chiếc token duy nhất nằm trong túi kế toán hoặc ở công ty dịch vụ kế toán nghĩa là người đó ký thay công ty được mọi thứ mà không ai duyệt. Rủi ro thường gặp: nhân viên nghỉ mang theo hoặc giữ mật khẩu, ký hợp đồng hay hoá đơn chưa được duyệt, chữ ký số ký hoá đơn tự động nằm trên máy chủ không ai quản, token hết hạn đúng ngày nộp tờ khai.

Người giữ chữ ký số ký được hợp đồng, hoá đơn, hồ sơ pháp lý thay công ty mà không ai duyệt. Hậu quả không giới hạn ở tiền phạt mà là nghĩa vụ hợp đồng và trách nhiệm pháp lý công ty phải gánh.

Công ty đang có bao nhiêu chữ ký số (token, chữ ký số từ xa, chữ ký số cá nhân của người đại diện)? Mỗi cái ai giữ, ký được loại tài liệu nào, hết hạn khi nào? Có tách chữ ký số cho thuế và bảo hiểm, cho hoá đơn, cho hợp đồng không? Có nhật ký ký hoặc quy chế sử dụng chữ ký số không? Người nghỉ việc có bị thu hồi quyền ngay không?

Khi có đoàn kiểm tra, câu hỏi đầu tiên là danh mục hồ sơ, không phải từng tờ. Công ty có đủ giấy tờ nhưng rải trong email, máy cá nhân, tủ hồ sơ của người đã nghỉ thì cũng như không có. Nên có một danh mục hồ sơ theo năm và theo nhóm (thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm, pháp lý, dữ liệu cá nhân), mỗi nhóm ghi rõ lưu ở đâu, ai giữ, thời hạn lưu. Tài liệu kế toán có thời hạn lưu tối thiểu theo loại, thường 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn.

Không phạt trực tiếp, nhưng khi kiểm tra không tìm ra hồ sơ trong thời hạn yêu cầu thì bị coi là không có, dẫn đến các hậu quả của mục lưu trữ chứng từ.

Có danh mục hồ sơ bằng văn bản chưa? Người mới vào có tìm được hồ sơ năm 2022 trong 1 giờ không? Hồ sơ đang lưu trên hệ thống công ty hay trên máy, email cá nhân của nhân viên?

Người giữ sổ sách nghỉ việc là lúc công ty dễ mất dấu hồ sơ nhất. Bàn giao phải có biên bản kèm danh mục: sổ sách, chứng từ theo năm, tài khoản và mật khẩu các cổng (thuế, bảo hiểm, hoá đơn điện tử, ngân hàng), chữ ký số, con dấu, hợp đồng đang hiệu lực, việc đang dở và hạn sắp tới. Nếu chữ ký số, tài khoản cổng thuế đứng tên hoặc gắn số điện thoại cá nhân của người nghỉ thì phải chuyển ngay.

Mất quyền truy cập cổng thuế, bảo hiểm, ngân hàng; trễ hạn nhiều kỳ liên tiếp; không tìm ra chứng từ cũ. Nhiều vụ truy thu bắt đầu từ một lần đổi kế toán không bàn giao.

Có mẫu biên bản bàn giao chưa? Tài khoản các cổng và chữ ký số đang gắn với email, số điện thoại của công ty hay của cá nhân?

Dữ liệu phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử dạng gốc, hồ sơ số là tài liệu kế toán, mất là không tái tạo được. Phần mềm cài trên máy thì phải có bản sao lưu định kỳ ở nơi khác và có thử khôi phục thật. Phần mềm trên nền tảng đám mây thì phải xem hợp đồng nhà cung cấp cam kết gì về sao lưu, cách xuất dữ liệu khi ngừng dịch vụ, và công ty vẫn nên tự xuất định kỳ. Hoá đơn điện tử gốc là tệp dữ liệu có chữ ký số, không phải bản in; cần tải về lưu riêng vì nhà cung cấp chỉ giữ theo hợp đồng.

Mất dữ liệu kế toán là không tái tạo được sổ sách nhiều năm; bị coi là không có tài liệu kế toán, chi phí bị loại hàng loạt, cộng phạt về lưu trữ.

Bản sao lưu gần nhất là khi nào, để ở đâu, ai kiểm tra? Đã thử khôi phục từ bản sao lưu bao giờ chưa, mất bao lâu? Nếu đổi phần mềm kế toán, dữ liệu cũ mở bằng gì?

Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ đầu năm 2026, nhưng khoản chưa nộp của các năm trước vẫn là nợ thuế. Nhiều công ty giải thể mới phát hiện nợ này kèm tiền chậm nộp.

Nợ vài triệu mỗi năm cộng tiền chậm nộp, nhưng là nợ thuế nên chặn giải thể và có thể kéo theo tạm hoãn xuất cảnh khi công ty bị coi là bỏ địa chỉ.

Đã tra cứu nghĩa vụ thuế trên cổng thuế điện tử xem còn nợ môn bài năm nào không?