Toàn bộ checklist

Nhiều người đăng ký vốn cao cho đẹp hồ sơ nhưng không góp đủ. Khi quá hạn mà không điều chỉnh, công ty rơi vào trạng thái vi phạm và thành viên phải chịu trách nhiệm tương ứng phần đã cam kết.

Phạt hành chính về đăng ký doanh nghiệp, khung với tổ chức khoảng 30-50 triệu và buộc điều chỉnh vốn. Thành viên chịu trách nhiệm theo số vốn đã cam kết, không phải số đã góp.

Sổ sách có chứng từ góp vốn khớp với số đăng ký chưa? Nếu chưa góp đủ, đã làm thủ tục điều chỉnh vốn chưa?

Biển hiệu bị xem là chuyện nhỏ, nhưng thiếu tên đúng đăng ký, địa chỉ, số điện thoại là có chế tài. Cơ quan thuế đi xác minh địa chỉ cũng nhìn biển hiệu để kết luận công ty có hoạt động không.

Phạt hành chính lĩnh vực quảng cáo, khung cũ với tổ chức khoảng 20-30 triệu, có khung mới từ giữa 2026. Rủi ro gián tiếp lớn hơn: bị coi là không hoạt động tại địa chỉ.

Biển hiệu có đủ tên công ty đúng giấy đăng ký, địa chỉ, số điện thoại không? Có ở vị trí nhìn thấy được không?

Nếu cơ quan thuế xác minh không thấy công ty ở địa chỉ đăng ký, mã số thuế có thể bị khoá và người đại diện có thể bị hạn chế xuất cảnh khi còn nợ thuế, không cần ngưỡng nợ tối thiểu. Đây là tình huống phổ biến với công ty thuê địa chỉ ảo hoặc đã chuyển văn phòng mà chưa đăng ký lại.

Khoá mã số thuế, không xuất được hoá đơn, không nộp được tờ khai. Người đại diện bị tạm hoãn xuất cảnh nếu còn nợ thuế, không cần ngưỡng. Mở lại tốn nhiều tuần.

Địa chỉ trên giấy đăng ký có đúng nơi đang làm việc không? Có người nhận thư, tiếp đoàn kiểm tra không?

Đổi người đại diện, địa chỉ, vốn, ngành nghề mà không cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn quy định là bị phạt. Thường bị phát hiện khi làm thủ tục khác.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 20-60 triệu tuỳ thời gian chậm. Hồ sơ ký trong thời gian thông tin sai có thể bị đặt câu hỏi.

Lần thay đổi gần nhất đã đăng ký chưa? Giấy đăng ký hiện tại có khớp thực tế không?

Một số ngành phải có giấy phép riêng hoặc đáp ứng điều kiện trước khi hoạt động. Kinh doanh trước khi có giấy phép có thể bị phạt và bị buộc dừng.

Bị buộc dừng hoạt động, phạt hành chính theo luật chuyên ngành, có thể bị thu hồi giấy đăng ký. Doanh thu từ hoạt động chưa có phép có thể bị xử lý.

Ngành đang làm có nằm trong danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện không? Giấy phép còn hạn không?

Điều lệ, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, biên bản họp, nghị quyết là thứ ngân hàng, nhà đầu tư và cơ quan kiểm tra hay yêu cầu. Thiếu thì khó chứng minh quyết định của công ty là hợp lệ.

Phạt hành chính nhỏ. Rủi ro thật là tranh chấp giữa thành viên, cổ đông không có căn cứ giải quyết, và ngân hàng, nhà đầu tư dừng giao dịch khi thiếu hồ sơ.

Có bản điều lệ đang hiệu lực không? Sổ thành viên có cập nhật sau lần chuyển nhượng gần nhất không?

Chữ ký số hết hạn đúng ngày nộp tờ khai là chuyện xảy ra thường xuyên. Công ty bị khoá mã số thuế còn gặp vòng luẩn quẩn: cần chữ ký số để nộp tờ khai, nhưng không được cấp chữ ký số vì mã số thuế đang khoá.

Trễ hạn nộp tờ khai vì hết hạn hoặc mất mật khẩu, dẫn đến phạt chậm nộp tờ khai theo số ngày. Khi mã số thuế bị khoá thì không cấp lại được chữ ký số.

Chữ ký số còn hạn bao lâu? Ai giữ mật khẩu tài khoản thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử?

Người đại diện theo pháp luật vắng mặt dài ngày mà không uỷ quyền bằng văn bản thì hồ sơ ký trong thời gian đó có thể bị đặt câu hỏi về hiệu lực.

Hồ sơ, hợp đồng ký trong thời gian vắng mặt có thể bị tranh cãi về hiệu lực. Phạt hành chính nhỏ nếu bị kiểm tra.

Có mẫu uỷ quyền sẵn chưa? Lần đi công tác dài gần nhất có uỷ quyền không?

Chứng từ phải lưu nhiều năm. Khi bị kiểm tra thuế cho các năm cũ, không xuất trình được chứng từ là chi phí bị loại.

Không xuất trình được chứng từ khi kiểm tra là chi phí bị loại, thuế đầu vào bị bác, truy thu cộng phạt 20% và chậm nộp. Phạt riêng về lưu trữ với tổ chức khoảng 10-40 triệu.

Chứng từ các năm trước đang lưu ở đâu, dạng giấy hay điện tử? Có tìm lại được trong 1 ngày không?

Đơn vị kế toán phải có kế toán trưởng. Chưa bổ nhiệm được thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ, nhưng chỉ tạm trong thời hạn tối đa theo luật, sau đó phải có kế toán trưởng đủ điều kiện (chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng, trình độ, năm kinh nghiệm). Doanh nghiệp siêu nhỏ được miễn, chỉ cần người phụ trách kế toán. Nhiều công ty nhỏ có kế toán làm đầy đủ sổ sách, thuế, nhưng không ai đứng chức danh kế toán trưởng, vẫn bị phạt vì thiếu chức danh chứ không phải vì thiếu việc.

Phạt hành chính lĩnh vực kế toán, khung với tổ chức khoảng 20-40 triệu, phạt vì thiếu chức danh dù sổ sách đầy đủ.

Công ty có còn là doanh nghiệp siêu nhỏ theo tiêu chí hiện hành không? Nếu không, ai đang là kế toán trưởng, có quyết định bổ nhiệm và chứng chỉ không? Nếu chỉ có người phụ trách kế toán, đã quá thời hạn tạm chưa?

Chữ ký số của doanh nghiệp có giá trị như con dấu và chữ ký người đại diện cộng lại: ký được tờ khai thuế, hồ sơ bảo hiểm, hoá đơn, hợp đồng điện tử, hồ sơ đăng ký kinh doanh, một số giao dịch ngân hàng. Một chiếc token duy nhất nằm trong túi kế toán hoặc ở công ty dịch vụ kế toán nghĩa là người đó ký thay công ty được mọi thứ mà không ai duyệt. Rủi ro thường gặp: nhân viên nghỉ mang theo hoặc giữ mật khẩu, ký hợp đồng hay hoá đơn chưa được duyệt, chữ ký số ký hoá đơn tự động nằm trên máy chủ không ai quản, token hết hạn đúng ngày nộp tờ khai.

Người giữ chữ ký số ký được hợp đồng, hoá đơn, hồ sơ pháp lý thay công ty mà không ai duyệt. Hậu quả không giới hạn ở tiền phạt mà là nghĩa vụ hợp đồng và trách nhiệm pháp lý công ty phải gánh.

Công ty đang có bao nhiêu chữ ký số (token, chữ ký số từ xa, chữ ký số cá nhân của người đại diện)? Mỗi cái ai giữ, ký được loại tài liệu nào, hết hạn khi nào? Có tách chữ ký số cho thuế và bảo hiểm, cho hoá đơn, cho hợp đồng không? Có nhật ký ký hoặc quy chế sử dụng chữ ký số không? Người nghỉ việc có bị thu hồi quyền ngay không?

Khi có đoàn kiểm tra, câu hỏi đầu tiên là danh mục hồ sơ, không phải từng tờ. Công ty có đủ giấy tờ nhưng rải trong email, máy cá nhân, tủ hồ sơ của người đã nghỉ thì cũng như không có. Nên có một danh mục hồ sơ theo năm và theo nhóm (thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm, pháp lý, dữ liệu cá nhân), mỗi nhóm ghi rõ lưu ở đâu, ai giữ, thời hạn lưu. Tài liệu kế toán có thời hạn lưu tối thiểu theo loại, thường 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn.

Không phạt trực tiếp, nhưng khi kiểm tra không tìm ra hồ sơ trong thời hạn yêu cầu thì bị coi là không có, dẫn đến các hậu quả của mục lưu trữ chứng từ.

Có danh mục hồ sơ bằng văn bản chưa? Người mới vào có tìm được hồ sơ năm 2022 trong 1 giờ không? Hồ sơ đang lưu trên hệ thống công ty hay trên máy, email cá nhân của nhân viên?

Người giữ sổ sách nghỉ việc là lúc công ty dễ mất dấu hồ sơ nhất. Bàn giao phải có biên bản kèm danh mục: sổ sách, chứng từ theo năm, tài khoản và mật khẩu các cổng (thuế, bảo hiểm, hoá đơn điện tử, ngân hàng), chữ ký số, con dấu, hợp đồng đang hiệu lực, việc đang dở và hạn sắp tới. Nếu chữ ký số, tài khoản cổng thuế đứng tên hoặc gắn số điện thoại cá nhân của người nghỉ thì phải chuyển ngay.

Mất quyền truy cập cổng thuế, bảo hiểm, ngân hàng; trễ hạn nhiều kỳ liên tiếp; không tìm ra chứng từ cũ. Nhiều vụ truy thu bắt đầu từ một lần đổi kế toán không bàn giao.

Có mẫu biên bản bàn giao chưa? Tài khoản các cổng và chữ ký số đang gắn với email, số điện thoại của công ty hay của cá nhân?

Dữ liệu phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử dạng gốc, hồ sơ số là tài liệu kế toán, mất là không tái tạo được. Phần mềm cài trên máy thì phải có bản sao lưu định kỳ ở nơi khác và có thử khôi phục thật. Phần mềm trên nền tảng đám mây thì phải xem hợp đồng nhà cung cấp cam kết gì về sao lưu, cách xuất dữ liệu khi ngừng dịch vụ, và công ty vẫn nên tự xuất định kỳ. Hoá đơn điện tử gốc là tệp dữ liệu có chữ ký số, không phải bản in; cần tải về lưu riêng vì nhà cung cấp chỉ giữ theo hợp đồng.

Mất dữ liệu kế toán là không tái tạo được sổ sách nhiều năm; bị coi là không có tài liệu kế toán, chi phí bị loại hàng loạt, cộng phạt về lưu trữ.

Bản sao lưu gần nhất là khi nào, để ở đâu, ai kiểm tra? Đã thử khôi phục từ bản sao lưu bao giờ chưa, mất bao lâu? Nếu đổi phần mềm kế toán, dữ liệu cũ mở bằng gì?

Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ đầu năm 2026, nhưng khoản chưa nộp của các năm trước vẫn là nợ thuế. Nhiều công ty giải thể mới phát hiện nợ này kèm tiền chậm nộp.

Nợ vài triệu mỗi năm cộng tiền chậm nộp, nhưng là nợ thuế nên chặn giải thể và có thể kéo theo tạm hoãn xuất cảnh khi công ty bị coi là bỏ địa chỉ.

Đã tra cứu nghĩa vụ thuế trên cổng thuế điện tử xem còn nợ môn bài năm nào không?

Đây là tờ khai phải nộp đều kể cả khi không có doanh thu. Phần lớn tiền phạt của các công ty bỏ không đến từ việc bỏ nộp tờ khai này nhiều kỳ liên tiếp, phạt tính theo từng tờ khai.

Phạt chậm nộp tờ khai theo số ngày, khung với tổ chức từ vài triệu đến khoảng 25 triệu mỗi tờ khai; quá 90 ngày có thể bị xem là trốn thuế. Đây là nguồn phạt lớn nhất của công ty bỏ không.

Công ty đang khai theo tháng hay quý? Tờ khai gần nhất nộp ngày nào? Có kỳ nào bị bỏ trống không?

Kỳ không phát sinh khấu trừ thì có thể không phải nộp tờ khai, nhưng quy định về trường hợp này từng thay đổi. Nên xác nhận lại cách hiểu hiện hành thay vì mặc định.

Phạt chậm nộp tờ khai theo số ngày như tờ khai giá trị gia tăng, cộng chậm nộp tiền thuế đã khấu trừ 0,03% mỗi ngày.

Kỳ nào có trả lương và có khấu trừ? Kế toán đang áp dụng cách hiểu nào cho kỳ không phát sinh?

Không có tờ khai quý nên hay bị quên. Nếu tổng số tạm nộp trong năm thấp hơn tỉ lệ tối thiểu so với số quyết toán, phần thiếu bị tính tiền chậm nộp dù cuối năm nộp đủ.

Tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày trên phần thiếu so với tỉ lệ tối thiểu, tính từ hạn nộp quý cuối đến ngày nộp đủ. Với số thuế lớn đây là khoản đáng kể.

Từng quý đã tạm nộp chưa? Tổng đã tạm nộp so với ước tính cả năm đạt tỉ lệ tối thiểu theo quy định chưa?

Lỗ vẫn phải nộp hồ sơ quyết toán và báo cáo tài chính. Đây là bộ hồ sơ mà ngân hàng, đối tác lớn, nhà đầu tư sẽ hỏi đến, nên nộp trễ hay nộp không khớp đều để lại dấu vết.

Phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán và báo cáo tài chính, mỗi loại phạt riêng; ngân hàng, đối tác lớn từ chối hồ sơ vay, đấu thầu khi không có báo cáo tài chính đã nộp.

Hồ sơ quyết toán và báo cáo tài chính năm trước đã nộp chưa, có biên nhận không? Số liệu có khớp giữa các báo cáo không?

Chỉ cần trong năm có trả lương là phải quyết toán, kể cả không ai đến mức nộp thuế. Hay bị bỏ qua ở công ty nhỏ trả lương thấp.

Phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán theo số ngày; nhân viên không quyết toán được thuế của họ, phát sinh khiếu nại.

Năm trước có trả lương cho ai không? Đã nộp quyết toán chưa? Nhân viên uỷ quyền quyết toán đã ký giấy chưa?

Từ kỳ tính thuế 2025 có mức thuế suất thấp hơn cho doanh nghiệp doanh thu nhỏ, xác định theo doanh thu năm trước liền kề. Có điều kiện loại trừ với công ty con, công ty liên kết. Áp sai mức là nộp thiếu hoặc nộp thừa.

Áp thấp hơn mức đúng là khai thiếu thuế, truy thu cộng phạt 20% và chậm nộp. Áp cao hơn là nộp thừa, xin hoàn mất thời gian.

Công ty đang áp thuế suất nào? Căn cứ doanh thu năm nào? Công ty có công ty mẹ hoặc công ty liên kết không?

Ngưỡng bắt buộc chuyển khoản để được khấu trừ thuế và tính chi phí đã hạ xuống thấp hơn nhiều so với trước. Chi bằng tiền mặt, hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản người bán, cho hoá đơn trên ngưỡng là mất quyền khấu trừ.

Mất quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng và bị loại chi phí cho toàn bộ hoá đơn trên ngưỡng trả bằng tiền mặt. Truy thu cả hai loại thuế cộng phạt 20% và chậm nộp.

Ngưỡng hiện hành là bao nhiêu? Quy trình mua hàng có chặn thanh toán tiền mặt trên ngưỡng không? Nhiều hoá đơn nhỏ cùng ngày cùng nhà cung cấp xử lý sao?

Công ty dùng dịch vụ nước ngoài như máy chủ đám mây, quảng cáo, phần mềm thuê bao, trí tuệ nhân tạo thường trả bằng thẻ và không kê khai gì. Khi kiểm tra, cơ quan thuế đối chiếu dòng tiền ra nước ngoài và truy thu. Quy định về trách nhiệm khấu trừ của bên mua vừa thay đổi giữa năm 2026, cách áp dụng đang được thảo luận.

Truy thu thuế nhà thầu trên toàn bộ tiền đã trả ra nước ngoài trong thời hiệu, cộng phạt 20% và chậm nộp; chi phí tương ứng có thể bị loại. Thường là khoản truy thu lớn nhất với công ty công nghệ.

Đã lập danh sách toàn bộ nhà cung cấp nước ngoài đang trả tiền chưa? Nhà cung cấp nào đã đăng ký thuế tại Việt Nam, nhà cung cấp nào chưa? Công ty có kê khai và nộp thuế nhà thầu cho khoản nào không?

Trường hợp phổ biến nhất hiện nay: mua ChatGPT, Claude, Google Workspace, Microsoft 365, quảng cáo Meta, Google. Các nhà cung cấp này đã đăng ký thuế tại Việt Nam và tự kê khai, nên công ty không phải khấu trừ thuế nhà thầu thay. Nhưng công ty chỉ nhận được invoice, không có hoá đơn giá trị gia tăng Việt Nam và không có chứng từ nộp thuế thay, nên không đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đủ hồ sơ. Cơ quan thuế địa phương đã có văn bản trả lời theo hướng này cuối tháng 8/2026 cho trường hợp ChatGPT Business. Hai kết luận này độc lập, kế toán hay gộp thành một.

Hai kiểu sai ngược nhau: khấu trừ thuế giá trị gia tăng cho các khoản này là khấu trừ sai, truy thu cộng phạt 20% và chậm nộp trên toàn bộ thuê bao nhiều năm; tự loại khỏi chi phí vì 'không có hoá đơn' là nộp thừa thuế thu nhập doanh nghiệp không cần thiết. Công ty công nghệ có hàng chục thuê bao loại này nên số tích luỹ lớn.

Danh sách thuê bao nước ngoài của công ty, nhà cung cấp nào đã đăng ký thuế tại Việt Nam (tra trên cổng nhà cung cấp nước ngoài của cơ quan thuế)? Với các khoản đó, kế toán có đang khấu trừ thuế giá trị gia tăng không (sai)? Có đang tự loại khỏi chi phí không (thiệt)? Mỗi khoản đã lưu đủ 5 loại hồ sơ: invoice, hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ, chứng từ thanh toán, tài liệu chứng minh dùng cho kinh doanh (tài khoản gắn nhân viên, mục đích), hồ sơ thuế nhà thầu nếu có?

Trả tiền cho cộng tác viên, freelancer, người làm thời vụ từ một mức nhất định mỗi lần là phải khấu trừ thuế trước khi trả. Hay bị bỏ qua vì trả qua chuyển khoản cá nhân.

Công ty bị truy thu thuế phải khấu trừ thay cộng phạt và chậm nộp, dù tiền đã trả hết cho cá nhân và không đòi lại được.

Có khoản chi nào cho cá nhân không có hợp đồng lao động không? Đã khấu trừ và cấp chứng từ khấu trừ chưa?

Chia lợi nhuận cho thành viên hoặc cổ đông là cá nhân có phát sinh thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn và công ty phải khấu trừ. Luật thuế thu nhập cá nhân mới có hiệu lực giữa năm 2026, cần xem lại mức và cách tính.

Truy thu thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn cộng phạt và chậm nộp. Dễ bị phát hiện vì đối chiếu với nghị quyết chia lợi nhuận và dòng tiền ra tài khoản cá nhân.

Công ty có chia lợi nhuận trong năm không? Đã khấu trừ và kê khai chưa?

Chủ sở hữu có từ hai công ty trở lên, giữa các công ty có mua bán dịch vụ, cho vay, dùng chung nhân sự hay văn phòng, thì đó là giao dịch liên kết. Phải kê khai phụ lục kèm quyết toán, có thể phải lập hồ sơ xác định giá, và chi phí lãi vay bị khống chế. Ít công ty nhỏ biết mình thuộc diện này.

Không kê khai phụ lục là phạt riêng; cơ quan thuế được ấn định giá giao dịch, điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, loại chi phí lãi vay vượt trần. Truy thu thường lớn và kéo dài nhiều năm.

Công ty có giao dịch với công ty nào cùng chủ sở hữu, cùng người điều hành không? Đã kê khai phụ lục giao dịch liên kết chưa?

Một công ty có thể bán nhiều thứ chịu thuế suất khác nhau: phần mềm thuộc nhóm không chịu thuế, thiết bị chịu thuế suất phổ thông, dịch vụ cho khách nước ngoài có thể được 0% nhưng điều kiện đã siết lại từ luật mới, một số nhóm còn được giảm thuế suất tạm thời theo nghị quyết từng năm. Áp sai một nhóm là sai cả chuỗi hoá đơn, kê khai và khấu trừ đầu vào.

Áp sai một mã sản phẩm là sai hàng loạt hoá đơn nhiều kỳ: truy thu thuế đầu ra cộng phạt 20%, phải điều chỉnh hoá đơn với từng khách hàng.

Đã lập bảng thuế suất cho từng mã sản phẩm, dịch vụ đang bán chưa? Hàng bán kèm dịch vụ (thiết bị đi kèm phần mềm) đang tách hay gộp thuế suất? Có khoản nào đang áp 0% cho khách nước ngoài không, có đủ điều kiện không?

Có nhiều diện ưu đãi mà công ty nhỏ hay bỏ lỡ hoặc áp sai: ưu đãi cho sản xuất sản phẩm phần mềm, ưu đãi cho doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập, ưu đãi cho doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo theo nghị quyết năm 2025, chuyển lỗ sang các năm sau. Mỗi diện có điều kiện riêng về ngành, hồ sơ, thời gian, và có diện không được cộng dồn với nhau.

Bỏ lỡ ưu đãi là nộp thừa nhiều năm không lấy lại được hết. Áp ưu đãi khi không đủ điều kiện là truy thu toàn bộ số thuế được miễn cộng phạt và chậm nộp.

Công ty có thuộc diện ưu đãi nào không? Đã xác định năm bắt đầu tính ưu đãi chưa? Có hồ sơ chứng minh đủ điều kiện (ví dụ xác nhận sản phẩm phần mềm) không? Lỗ các năm trước đã đăng ký chuyển chưa?

Muốn hưởng ưu đãi thuế cho phần mềm thì phải chứng minh công ty thật sự sản xuất phần mềm theo quy trình 7 công đoạn: xác định yêu cầu; phân tích và thiết kế; lập trình viết mã; kiểm tra thử nghiệm; hoàn thiện đóng gói; cài đặt, chuyển giao, bảo hành bảo trì; phát hành phân phối. Điều kiện tối thiểu là thực hiện ít nhất một trong hai công đoạn đầu và có tài liệu cho từng công đoạn đã làm. Doanh nghiệp tự xác định, tự chịu trách nhiệm và gửi thông tin về bộ quản lý ngành để tổng hợp. Đội kỹ thuật thường có đủ tài liệu nhưng nằm rải rác, không ai gom theo đúng khung này, đến khi bị kiểm tra mới lục lại.

Không chứng minh được thì mất toàn bộ ưu đãi thuế cho phần mềm của cả giai đoạn, truy thu số thuế đã miễn cộng phạt 20% và chậm nộp tính từ nhiều năm trước.

Ai đang giữ hồ sơ theo 7 công đoạn cho từng sản phẩm phần mềm? Tài liệu yêu cầu, thiết kế, kế hoạch kiểm thử, biên bản bàn giao có lưu theo sản phẩm không? Đã gửi thông tin về bộ quản lý ngành chưa?

Công ty phần mềm được ưu đãi nhưng có bán thêm thiết bị, dịch vụ tư vấn, cho thuê... thì phần thu nhập đó không được hưởng ưu đãi của phần mềm. Phải tách doanh thu, chi phí, thu nhập riêng cho từng hoạt động. Không tách được thì cơ quan thuế phân bổ theo tỉ lệ doanh thu, thường bất lợi hơn.

Cơ quan thuế phân bổ lại theo tỉ lệ doanh thu, thường đẩy lợi nhuận từ hoạt động ưu đãi sang hoạt động chịu thuế thường, truy thu phần chênh cộng phạt.

Sổ kế toán có tách doanh thu và chi phí theo từng hoạt động không? Chi phí chung (lương quản lý, văn phòng) đang phân bổ theo tiêu thức nào?

Chi phí có thật, có trả tiền, không đồng nghĩa với chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Phải đủ 3 điều kiện: phục vụ kinh doanh, có hoá đơn chứng từ hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt trên ngưỡng. Kế toán thường chỉ hạch toán mà không phân loại, đến quyết toán mới gạt đại hoặc gạt thiếu. Dấu hiệu đáng lo: chỉ tiêu chi phí không được trừ trên tờ khai quyết toán bằng 0 nhiều năm liên tiếp. Luật mới từ kỳ tính thuế 2025 có thay đổi danh mục, thêm khoản được trừ (chi nghiên cứu phát triển, chuyển đổi số) và sửa một số khống chế.

Chi phí bị loại khi kiểm tra là khai thiếu thuế: truy thu cộng phạt 20% và chậm nộp trên toàn bộ phần bị loại, tính cho nhiều năm trong thời hiệu.

Có danh sách bằng văn bản các khoản chi bị loại năm gần nhất kèm lý do không? Chỉ tiêu chi phí không được trừ trên tờ khai quyết toán các năm là bao nhiêu? Kế toán có rà theo quý hay chỉ làm lúc quyết toán?

Đây là những khoản gần như công ty nhỏ nào cũng có và gần như lần kiểm tra nào cũng bị hỏi: (1) dịch vụ nước ngoài trả bằng thẻ, không hoá đơn, chưa nộp thuế nhà thầu thay; (2) chi phí do giám đốc hoặc nhân viên trả bằng thẻ cá nhân mà không có quy chế uỷ quyền và chứng từ hoàn ứng; (3) thuê nhà, thuê xe của cá nhân không có hợp đồng, không chứng từ thanh toán, không kê khai nộp thuế thay khi vượt ngưỡng; (4) chi từ 5 triệu trả tiền mặt; (5) phúc lợi trực tiếp cho nhân viên (du lịch, sinh nhật, hiếu hỉ) vượt mức khống chế theo lương bình quân; (6) trang phục chi bằng tiền vượt mức; (7) lãi vay của cá nhân vượt mức trần, hoặc lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ chưa góp đủ; (8) khấu hao tài sản không có hoá đơn, không đứng tên công ty, xe dưới 9 chỗ phần giá vượt ngưỡng; (9) tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế; (10) lương, thưởng chưa chi đến hạn nộp quyết toán, thưởng ngoài quy chế; (11) mua hàng của cá nhân không có hoá đơn mà không lập bảng kê theo mẫu; (12) chi không có hoá đơn, chỉ có phiếu chi nội bộ. Mỗi khoản đều có cách xử lý đúng nếu làm từ đầu; làm sau thì phần lớn không cứu được.

Mỗi khoản bị loại là khai thiếu thuế thu nhập doanh nghiệp: truy thu 20% giá trị khoản chi (theo thuế suất) cộng phạt 20% số thiếu cộng chậm nộp 0,03% mỗi ngày. Các khoản này lặp lại hằng tháng nên số truy thu tích luỹ nhiều năm thường lớn hơn dự tính.

Đi từng khoản trong 12 khoản, công ty có khoản nào không? Khoản đó đang được hạch toán là chi phí được trừ hay đã tự loại? Với khoản còn cứu được (bổ sung hợp đồng, quy chế, chứng từ hoàn ứng, kê khai thuế thay), đã làm chưa?

Không phải hoá đơn đầu vào nào cũng khấu trừ được. Không khấu trừ khi: đầu vào phục vụ hoạt động không chịu thuế (ví dụ công ty bán phần mềm thuộc nhóm không chịu thuế thì đầu vào dùng riêng cho phần mềm không được khấu trừ, đầu vào dùng chung phải phân bổ theo tỉ lệ doanh thu), thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hoá đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn hoặc rủi ro, hoá đơn sai tên hay mã số thuế người mua, xe ô tô dưới 9 chỗ phần giá vượt ngưỡng, dịch vụ nước ngoài chưa nộp thuế nhà thầu thay. Phần không được khấu trừ có thể tính vào chi phí nếu đủ điều kiện, nhưng phải tách ra đúng.

Khấu trừ thừa là truy thu đúng số đã khấu trừ sai cộng phạt 20% và chậm nộp. Với công ty có hoạt động không chịu thuế mà khấu trừ toàn bộ đầu vào, số truy thu thường lớn.

Công ty có hoạt động không chịu thuế giá trị gia tăng không? Nếu có, đầu vào dùng chung đang phân bổ theo tỉ lệ nào, tính lại cuối năm chưa? Có danh sách hoá đơn đầu vào không được khấu trừ kèm lý do không? Phần không được khấu trừ đã chuyển sang chi phí đúng cách chưa?

Hết thời hiệu thì không bị phạt nữa, nhưng tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp vẫn phải nộp trong thời hạn truy thu dài hơn nhiều. Mức hiện hành: vi phạm về hoá đơn (lập sai thời điểm, sai nội dung, không thông báo sai sót) và vi phạm thủ tục thuế (nộp tờ khai trễ, đăng ký trễ) thời hiệu phạt 2 năm; khai sai dẫn đến thiếu thuế hoặc trốn thuế chưa đến mức hình sự thời hiệu phạt 5 năm; truy thu tiền thuế và chậm nộp 10 năm; không đăng ký thuế thì truy thu không giới hạn. Bảo hiểm xã hội: phạt hành chính có thời hiệu ngắn, nhưng truy thu tiền đóng và lãi không có thời hạn. Lao động: thời hiệu phạt hành chính 1 năm nhưng tranh chấp cá nhân đi đường toà án theo thời hiệu riêng. Kế toán: 2 năm. Biết thời hiệu để xếp ưu tiên xử lý hồ sơ cũ, không phải để chờ hết hạn.

Không phải mục có phạt riêng, mà là công cụ để xếp ưu tiên. Hiểu sai thời hiệu theo hướng 'qua 2 năm là xong' dẫn đến bỏ qua khoản thuế thiếu vẫn bị truy thu tới 10 năm kèm chậm nộp; hiểu đúng thì chủ động khai bổ sung để tránh phạt 20%.

Các sai sót cũ đã biết đang nằm trong thời hiệu nào? Có sai sót nào sắp hết thời hiệu phạt mà nên chủ động khai bổ sung để chỉ nộp thuế thiếu và chậm nộp, không bị phạt 20%? Khai bổ sung trước khi có quyết định kiểm tra thì không bị phạt khai sai.

Lương, thưởng, phụ cấp chỉ được tính vào chi phí khi được ghi trong hợp đồng, quy chế hoặc thoả ước và có chứng từ thanh toán. Thưởng nóng ngoài quy chế thường bị loại.

Lương, thưởng không có trong quy chế hoặc không có chứng từ bị loại khỏi chi phí, truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp tương ứng cộng phạt.

Quy chế lương, thưởng có bằng văn bản chưa? Các khoản thưởng đang trả có nằm trong quy chế không?

Xuất hoá đơn trễ so với thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền là lỗi phổ biến nhất và có mức phạt riêng. Quy định về thời điểm lập hoá đơn có điều chỉnh giữa năm 2026.

Phạt hành chính về hoá đơn, khung với tổ chức khoảng 6-16 triệu cho lập sai thời điểm; nếu dẫn đến chậm nộp thuế thì cộng thêm phạt khai thiếu và chậm nộp.

Kế toán đang xuất hoá đơn lúc nào: khi thu tiền, khi hoàn thành dịch vụ, hay cuối tháng? Cách đó có khớp quy định hiện hành không?

Sai mã số thuế người mua, sai thuế suất, thiếu nội dung bắt buộc thì bên mua không được khấu trừ, bên bán phải làm thủ tục điều chỉnh. Tốn thời gian cả hai bên.

Phạt hành chính nhỏ với người bán; người mua không được khấu trừ, phải xử lý điều chỉnh, ảnh hưởng quan hệ khách hàng nhiều hơn tiền phạt.

Có quy trình kiểm tra thông tin người mua trước khi xuất không? Tỉ lệ hoá đơn phải điều chỉnh, thay thế trong năm là bao nhiêu?

Hoá đơn đã gửi cơ quan thuế thì không sửa trực tiếp được. Tuỳ loại sai (chưa gửi người mua, sai thông tin không ảnh hưởng tiền, sai tiền hoặc thuế suất) mà xử lý bằng huỷ, điều chỉnh hay thay thế, và phải có thông báo sai sót gửi cơ quan thuế theo mẫu. Làm sai cách hoặc quên thông báo là bị phạt dù hoá đơn cuối cùng đã đúng.

Phạt hành chính cho từng hành vi sai quy trình hoặc không thông báo sai sót; hoá đơn huỷ sai cách bị coi là không lập hoá đơn, khung phạt cao hơn.

Kế toán có quy trình bằng văn bản cho từng loại sai sót không? Số hoá đơn phải điều chỉnh, thay thế trong năm là bao nhiêu, nguyên nhân chính là gì?

Bán hàng, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc một số nhóm ngành phải dùng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.

Nếu thuộc diện bắt buộc mà không dùng, bị coi là không lập hoá đơn đúng quy định, phạt theo từng hành vi, khung với tổ chức khoảng 20-40 triệu.

Công ty có bán trực tiếp cho người tiêu dùng không? Có thuộc nhóm ngành bắt buộc không?

Nhận hoá đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn, doanh nghiệp rủi ro cao là bị loại chi phí và có thể bị xem là mua bán hoá đơn. Cơ quan thuế có công cụ tra cứu công khai.

Hoá đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn bị loại chi phí và bác khấu trừ, truy thu cộng phạt; số lượng nhiều có thể bị điều tra mua bán hoá đơn, trách nhiệm hình sự.

Kế toán có tra cứu tình trạng nhà cung cấp trước khi hạch toán hoá đơn lớn không?

Người làm việc có trả lương và chịu sự quản lý là quan hệ lao động, dù gọi bằng tên khác. Hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký một số lần nhất định rồi phải chuyển sang không xác định thời hạn, và không được kéo dài bằng phụ lục.

Không có hợp đồng bằng văn bản: phạt theo số người, khung với tổ chức từ khoảng 4 đến 50 triệu. Ký sai loại: khi tranh chấp toà coi là hợp đồng không xác định thời hạn, chi phí chấm dứt cao hơn nhiều.

Có ai đang làm việc mà chưa có hợp đồng bằng văn bản không? Có hợp đồng nào đã ký xác định thời hạn quá số lần cho phép không?

Thời gian thử việc có giới hạn theo tính chất công việc, lương thử việc có mức tối thiểu. Thử việc quá dài hoặc thử việc nhiều lần cùng một vị trí là vi phạm.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 4-10 triệu, buộc trả đủ lương cho thời gian thử việc vượt quy định hoặc trả dưới mức tối thiểu.

Thời gian thử việc từng vị trí đang áp dụng là bao lâu? Lương thử việc bằng bao nhiêu phần trăm lương chính thức?

Với công ty công nghệ, sản phẩm nhân viên làm ra là tài sản lớn nhất. Luật có quy định về tác phẩm tạo ra theo nhiệm vụ, nhưng ghi rõ trong hợp đồng thì đỡ tranh chấp về sau. Bảo mật thông tin và bí mật kinh doanh cũng nên có điều khoản riêng.

Không phạt hành chính, nhưng khi nhân viên nghỉ mang theo mã nguồn, dữ liệu, khách hàng, công ty không có căn cứ rõ để đòi hoặc ngăn chặn. Với công ty công nghệ đây là rủi ro sống còn.

Hợp đồng lao động hiện tại có điều khoản về quyền sở hữu sản phẩm công việc và bảo mật không?

Doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động và khai trình việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động. Ít công ty nhỏ biết đến hai nghĩa vụ này cho tới khi bị kiểm tra.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 2-6 triệu cho sổ quản lý lao động và khoảng 10-20 triệu cho không khai trình.

Có sổ quản lý lao động không, dạng giấy hay điện tử? Đã khai trình khi bắt đầu hoạt động chưa?

Báo cáo này nộp nhiều lần trong năm, không phải một lần. Cơ quan tiếp nhận đã thay đổi sau sắp xếp bộ máy năm 2025, nộp qua cổng dịch vụ công.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 10-20 triệu cho mỗi kỳ không báo cáo.

Kỳ báo cáo gần nhất đã nộp chưa? Nộp cho cơ quan nào, qua kênh nào?

Từ một số lượng lao động nhất định, nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký với cơ quan quản lý lao động. Không có nội quy đã đăng ký thì gần như không xử lý kỷ luật được ai một cách hợp pháp.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 10-20 triệu. Rủi ro lớn hơn: kỷ luật, sa thải không dựa trên nội quy đã đăng ký là trái luật, phải nhận lại và bồi thường.

Công ty có nội quy bằng văn bản chưa? Đã đăng ký chưa? Số lao động hiện tại đã đến mức bắt buộc chưa?

Không còn phải nộp cho cơ quan nhà nước, nhưng vẫn phải xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có, và công khai tại nơi làm việc. Đây cũng là căn cứ để mức lương đóng bảo hiểm có cơ sở.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 10-20 triệu. Không có thang bảng lương thì mức lương đóng bảo hiểm thiếu căn cứ khi bị kiểm tra.

Có thang bảng lương bằng văn bản chưa? Đã công khai chưa? Mức lương thấp nhất trong thang có cao hơn lương tối thiểu vùng hiện hành không?

Từ một số lượng lao động nhất định, công ty phải có quy chế dân chủ ở cơ sở và tổ chức đối thoại định kỳ có biên bản. Ít công ty làm, nhưng đây là mục kiểm tra lao động hay hỏi.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 10-20 triệu. Ít bị kiểm tra riêng, thường bị hỏi kèm khi có khiếu nại lao động.

Có quy chế dân chủ chưa? Lần đối thoại định kỳ gần nhất là khi nào, có biên bản không?

Phép năm tăng theo thâm niên. Khi chấm dứt hợp đồng, phép chưa nghỉ phải được thanh toán. Không theo dõi phép là dễ phát sinh tranh chấp lúc nghỉ việc.

Phải thanh toán phép chưa nghỉ khi chấm dứt; tranh chấp phát sinh lúc nghỉ việc; phạt hành chính nếu không cho nghỉ hoặc không trả.

Có bảng theo dõi phép từng người không? Cách tính ngày phép theo thâm niên đã đúng chưa?

Đây là điểm phát sinh kiện tụng nhiều nhất. Thời hạn báo trước, các khoản phải thanh toán, thời hạn thanh toán, trợ cấp thôi việc cho giai đoạn không đóng bảo hiểm thất nghiệp, đều có quy định cụ thể.

Chấm dứt trái luật: nhận lại người lao động, trả lương và bảo hiểm cho toàn bộ thời gian không làm việc, cộng ít nhất 2 tháng lương; không nhận lại thì thêm ít nhất 2 tháng nữa. Kiện tụng kéo dài.

Có quy trình chấm dứt hợp đồng bằng văn bản không? Lần nghỉ việc gần nhất có thanh toán đủ, đúng hạn không?

Thuê người nước ngoài phải có giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, và có báo cáo riêng. Làm việc từ xa cho công ty Việt Nam cũng cần xem xét.

Phạt với tổ chức khoảng 60-150 triệu theo số người; người lao động bị trục xuất; hợp đồng có thể bị vô hiệu.

Công ty có thuê người nước ngoài không, kể cả làm từ xa? Giấy phép còn hạn không?

Việc thành lập công đoàn cơ sở là quyền của người lao động, không phải nghĩa vụ của công ty. Nhưng công ty không được cản trở và phải tạo điều kiện khi họ muốn lập. Kinh phí công đoàn thì công ty phải đóng dù có công đoàn cơ sở hay không, xem mục bảo hiểm.

Cản trở thành lập công đoàn bị phạt và có thể bị kiện. Hiểu sai thành nghĩa vụ phải lập thì không bị phạt, chỉ tốn công.

Người lao động có đề nghị lập công đoàn không? Công ty đã hiểu đúng đây là quyền của họ chưa?

Bắt buộc với mọi người lao động, tần suất tối thiểu theo luật. Công ty văn phòng hay bỏ qua vì nghĩ chỉ áp dụng cho nhà máy.

Phạt theo số người không được khám, khung với tổ chức từ khoảng 2 đến 150 triệu tuỳ số lượng. Khi có tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp, thiếu hồ sơ khám là bất lợi lớn.

Lần khám sức khoẻ tập thể gần nhất là khi nào? Có hồ sơ lưu không?

Người lao động phải được huấn luyện theo nhóm. Nhân viên văn phòng, công nghệ thông tin thuộc nhóm công ty tự tổ chức được, nhưng vẫn phải có hồ sơ chứng minh đã huấn luyện.

Phạt theo số người chưa huấn luyện, khung với tổ chức từ khoảng 10 đến 140 triệu. Khi có tai nạn lao động, không có hồ sơ huấn luyện làm tăng trách nhiệm của công ty.

Nhân viên mới có được huấn luyện không? Có hồ sơ, danh sách ký tên không?

Phải phân công người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động và nộp báo cáo định kỳ, kể cả báo cáo tai nạn lao động khi không có tai nạn nào.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 4-20 triệu cho không phân công hoặc không báo cáo.

Ai được phân công phụ trách? Báo cáo kỳ gần nhất đã nộp chưa?

Văn phòng thuê trong toà nhà vẫn phải có nội quy, phương án, thiết bị và phân định trách nhiệm với chủ toà nhà. Luật mới có hiệu lực năm 2025.

Phạt hành chính, có thể bị tạm đình chỉ hoạt động; khi có cháy, thiếu hồ sơ và phương án là căn cứ quy trách nhiệm cho người đứng đầu.

Hợp đồng thuê văn phòng có ghi rõ trách nhiệm phòng cháy của từng bên không? Công ty có hồ sơ phòng cháy riêng không?

Hợp đồng từ một tháng trở lên đã thuộc diện đóng, không phải đợi đủ ba tháng như nhiều người nghĩ. Thoả thuận đặt tên khác nhưng có trả lương và có quản lý điều hành cũng bị xem là hợp đồng lao động.

Truy thu toàn bộ số tiền chưa đóng cộng lãi 0,03% mỗi ngày; phạt 12-15% số tiền trốn đóng, tối đa 75 triệu; trốn đóng số lớn có thể bị xử lý hình sự.

Có ai đang làm việc mà chưa được đóng bảo hiểm không? Lý do là gì, có đúng luật không?

Từ giữa năm 2025, giám đốc, chủ công ty, thành viên hội đồng quản trị không nhận lương vẫn thuộc diện đóng bảo hiểm bắt buộc, tự đóng trên mức tự chọn trong khung quy định. Đây là điểm mới mà nhiều founder chưa biết, trước đây không nhận lương là không phải đóng.

Truy thu tiền đóng từ 01/7/2025 cộng lãi chậm đóng; phạt như trốn đóng. Số tiền không lớn nhưng dễ bị phát hiện vì đối chiếu với đăng ký doanh nghiệp.

Người quản lý công ty có nhận lương không? Nếu không, đã đăng ký đóng bảo hiểm theo diện này chưa?

Đăng ký tham gia cho người mới có thời hạn tính từ ngày ký hợp đồng. Báo tăng, báo giảm trễ bị truy thu và tính lãi.

Truy thu cộng lãi chậm đóng cho khoảng thời gian báo trễ; phạt hành chính. Báo giảm trễ thì công ty tự chịu tiền đóng cho người đã nghỉ.

Người vào gần nhất đã được báo tăng trong thời hạn chưa? Người nghỉ gần nhất đã báo giảm chưa?

Lương đóng bảo hiểm không được thấp hơn lương tối thiểu vùng và có trần theo quy định. Đóng trên mức lương thấp hơn lương thực trả là rủi ro truy thu khi kiểm tra, vì cơ quan bảo hiểm đối chiếu được với dữ liệu thuế.

Đóng dưới mức đúng là trốn đóng: truy thu phần chênh cộng lãi và phạt 12-15%; cơ quan bảo hiểm đối chiếu được với dữ liệu thuế nên dễ bị phát hiện hàng loạt.

Lương đóng bảo hiểm so với lương thực trả và so với lương tối thiểu vùng hiện hành như thế nào?

Lương làm căn cứ đóng gồm 3 phần: mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương gắn với điều kiện làm việc, và khoản bổ sung khác nếu đồng thời xác định được số tiền cụ thể, ghi trong hợp đồng và trả đều mỗi kỳ. Không tính đóng: thưởng, hoa hồng, khoản biến động theo năng suất hay kết quả kinh doanh, và các khoản phúc lợi tách riêng (ăn giữa ca, xăng xe, điện thoại, nhà ở, nuôi con, hiếu hỉ, sinh nhật). Nghĩa là lương cố định phải đóng đủ, phần hoa hồng biến động không phải đóng, nhưng phải ghi rõ và tách rõ trên hợp đồng và bảng lương. Rủi ro lớn nhất: cơ quan bảo hiểm đối chiếu được lương đóng với thu nhập trên quyết toán thuế thu nhập cá nhân; lệch lớn mà không giải thích được bằng quy chế là bị truy thu cả gói.

Khoản gọi là hỗ trợ nhưng trả cố định bị coi là lương và truy thu cho toàn bộ nhân viên, toàn bộ thời gian, cộng lãi và phạt. Đây là dạng truy thu bảo hiểm phổ biến nhất.

Hợp đồng lao động có tách rõ mức lương, từng loại phụ cấp, khoản bổ sung và khoản phúc lợi thành mục riêng không? Hoa hồng, thưởng hiệu quả có quy chế tính bằng văn bản không? Có khoản nào gọi là 'hỗ trợ' nhưng trả cố định hằng tháng cho mọi người không? Chênh lệch giữa lương đóng bảo hiểm và thu nhập chịu thuế của từng người giải thích được bằng gì?

Công ty phải nộp kinh phí công đoàn tính trên quỹ lương đóng bảo hiểm, dù đã lập công đoàn cơ sở hay chưa. Chưa lập thì nộp về công đoàn cấp trên. Nghị định mới năm 2026 có bổ sung các trường hợp được miễn, giảm, tạm dừng.

Truy thu kinh phí chưa đóng cộng lãi; phạt 12-15% số tiền chậm đóng, tối đa 75 triệu với tổ chức.

Công ty đang nộp kinh phí công đoàn chưa? Nộp cho đơn vị nào? Có thuộc trường hợp miễn, giảm nào không?

Luật mới có hiệu lực đầu năm 2026, thay nghị định cũ, kèm nghị định hướng dẫn mới. Bất kỳ công ty nào lưu tên, số điện thoại, email khách hàng đều thuộc phạm vi. Mức phạt cao hơn nhiều so với trước.

Khung phạt cao nhất trong checklist: một số hành vi phạt tới 5% doanh thu năm trước, các vi phạm khác tới khoảng 3 tỷ với tổ chức; có thể bị đình chỉ xử lý dữ liệu, tức dừng dịch vụ.

Công ty đang thu và lưu những dữ liệu cá nhân gì, của ai, để làm gì? Đã có ai đọc luật mới chưa?

Phải công khai mục đích, loại dữ liệu, thời gian lưu, bên thứ ba nhận dữ liệu. Sự đồng ý phải tách bạch và chứng minh được, không gộp vào điều khoản chung.

Xử lý dữ liệu không có đồng ý hợp lệ là vi phạm cốt lõi, phạt theo khung của luật; mọi hoạt động tiếp thị dựa trên dữ liệu đó có thể bị buộc dừng.

Website, ứng dụng có chính sách quyền riêng tư không? Người dùng đồng ý bằng cách nào, có lưu lại bằng chứng không?

Khách hàng có quyền yêu cầu truy cập, sửa, xoá, rút lại đồng ý. Công ty phải xử lý được yêu cầu này trong thời hạn. Nhiều hệ thống không có chức năng xoá dữ liệu người dùng.

Không đáp ứng yêu cầu xoá, truy cập trong thời hạn là vi phạm có thể bị khiếu nại trực tiếp lên cơ quan quản lý; phạt theo khung của luật.

Nếu một khách hàng yêu cầu xoá toàn bộ dữ liệu, công ty làm được không, trong bao lâu?

Hồ sơ phải lập và gửi cơ quan chuyên trách trong thời hạn kể từ khi bắt đầu xử lý. Doanh nghiệp nhỏ, khởi nghiệp được lựa chọn chưa làm trong một số năm đầu, hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ được miễn. Tuy nhiên miễn trừ không áp dụng nếu xử lý dữ liệu nhạy cảm, kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu, hoặc xử lý dữ liệu của số lượng lớn người.

Nếu thuộc diện bắt buộc mà không có hồ sơ, phạt theo khung của luật và bị yêu cầu dừng xử lý đến khi hoàn thành. Với công ty xử lý dữ liệu tài chính, sức khoẻ, đây là mục đầu tiên bị hỏi.

Công ty thuộc diện được miễn trừ hay không? Có xử lý dữ liệu tài chính, sức khoẻ, vị trí không? Số người dùng có dữ liệu là bao nhiêu?

Ba tình huống đều tính là chuyển ra nước ngoài: đưa dữ liệu đang lưu tại Việt Nam lên máy chủ ngoài Việt Nam kể cả cloud; chuyển cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài; dùng nền tảng đặt ở nước ngoài để xử lý dữ liệu thu thập tại Việt Nam. Nghĩa là dùng cloud vùng nước ngoài, bộ công cụ văn phòng, công cụ trí tuệ nhân tạo, email marketing, phân tích, họp trực tuyến có dữ liệu khách hàng hoặc nhân viên đi qua đều thuộc diện. Phải lập hồ sơ riêng và gửi cơ quan chuyên trách, không nằm trong hồ sơ đánh giá tác động thông thường. Hồ sơ gồm báo cáo đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo mẫu quy định, hợp đồng hoặc thoả thuận chuyển giao dữ liệu với bên nhận, tài liệu chứng minh chính sách và quy trình bảo vệ dữ liệu, kèm thông báo gửi hồ sơ. Nộp trong 60 ngày kể từ lần chuyển đầu tiên, làm một lần nhưng phải làm thủ tục thay đổi khi đổi bên nhận hoặc đổi loại dữ liệu. Cơ quan chuyên trách phản hồi trong 15 ngày và có quyền yêu cầu dừng chuyển.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài không có hồ sơ là hành vi có khung phạt tới 5% doanh thu năm trước; có thể bị buộc dừng chuyển, tức dừng dùng dịch vụ đám mây nước ngoài.

Đã liệt kê mọi nhà cung cấp nước ngoài đang nhận dữ liệu cá nhân của khách hàng, nhân viên chưa? Hồ sơ đã nộp có khớp danh sách thực tế không, đặc biệt các công cụ trí tuệ nhân tạo và dịch vụ thêm vào sau khi nộp? Có hợp đồng hoặc thoả thuận xử lý dữ liệu với từng bên nhận không? Công ty có thuộc diện miễn trừ không (siêu nhỏ, hộ kinh doanh, trừ khi kinh doanh chính là xử lý dữ liệu, dữ liệu nhạy cảm, số lượng lớn)?

Nhà cung cấp máy chủ, đối tác kỹ thuật, đại lý tiếp cận dữ liệu khách hàng thay công ty là bên xử lý dữ liệu. Hợp đồng với họ cần có điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khi nhà cung cấp làm lộ dữ liệu, công ty vẫn chịu trách nhiệm với khách hàng và cơ quan quản lý mà không có căn cứ đòi bên kia.

Hợp đồng với các nhà cung cấp có tiếp cận dữ liệu có điều khoản về dữ liệu cá nhân không?

Khi xảy ra sự cố, công ty phải thông báo cơ quan chuyên trách trong thời hạn quy định. Không có quy trình sẵn thì không kịp.

Không thông báo trong thời hạn khi có sự cố là vi phạm riêng, cộng thêm vi phạm gốc; thiệt hại uy tín và bồi thường dân sự cho khách hàng.

Nếu lộ dữ liệu tối nay, ai làm gì, báo ai, trong bao lâu?

Hệ thống thông tin phải được phân loại cấp độ và có hồ sơ đề xuất cấp độ được phê duyệt, đặc biệt với hệ thống phục vụ nhiều người dùng hoặc ngành có yêu cầu riêng.

Phạt hành chính về an toàn thông tin; với ngành có yêu cầu riêng (tài chính, thanh toán) thiếu hồ sơ cấp độ ảnh hưởng đến giấy phép và hợp tác với ngân hàng.

Hệ thống của công ty đã được xác định cấp độ chưa? Ngành đang làm có yêu cầu riêng về an toàn thông tin không?

Một số loại dữ liệu và một số loại dịch vụ thuộc diện phải lưu trữ tại Việt Nam.

Nếu thuộc diện mà lưu ở nước ngoài, bị yêu cầu chuyển về trong thời hạn, phạt hành chính, và có thể bị hạn chế cung cấp dịch vụ.

Công ty có thuộc nhóm dịch vụ phải lưu dữ liệu trong nước không? Dữ liệu đang lưu ở đâu?

Luật Dữ liệu và Luật Công nghiệp công nghệ số có hiệu lực trong năm 2025, 2026, đặt ra nghĩa vụ mới với dữ liệu quan trọng và với hệ thống trí tuệ nhân tạo. Công ty có sản phẩm dùng trí tuệ nhân tạo nên rà.

Chưa có nhiều chế tài cụ thể, nhưng là hướng siết của các năm tới; công ty có sản phẩm trí tuệ nhân tạo nên theo dõi để không bị bất ngờ.

Sản phẩm của công ty có dùng trí tuệ nhân tạo tương tác với người dùng không? Đã có ai đọc hai luật này chưa?

Việt Nam theo nguyên tắc ai nộp đơn trước được ưu tiên, không phải ai dùng trước. Đã có nhiều trường hợp công ty làm thương hiệu lớn rồi phát hiện người khác đã đăng ký tên đó.

Người khác đăng ký trước có quyền buộc công ty đổi tên, đổi thương hiệu, gỡ sản phẩm, bồi thường. Chi phí đổi thương hiệu sau vài năm hoạt động lớn hơn nhiều lần phí đăng ký.

Tên công ty, tên sản phẩm chính đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu chưa? Ai giữ văn bằng?

Phần mềm có bản dành cho cá nhân, gia đình, học sinh với giá rẻ hoặc không thu tiền, nhưng điều khoản không cho dùng trong tổ chức, mục đích thương mại. Dùng bản đó trong công ty là vi phạm bản quyền dù đã trả tiền.

Thanh tra bản quyền có thể đến bất ngờ; phạt hành chính cộng bồi thường theo giá license cho toàn bộ máy vi phạm; quy mô thương mại có thể bị xử lý hình sự. Mất uy tín khi làm với đối tác nước ngoài.

Đã kiểm kê toàn bộ phần mềm đang dùng chưa? Mỗi phần mềm đang dùng bản nào, điều khoản có cho tổ chức dùng không?

Nguồn mở không có nghĩa là dùng thế nào cũng được. Một số giấy phép yêu cầu công khai mã nguồn sản phẩm nếu tích hợp, một số hạn chế dùng thương mại. Công ty có sản phẩm phần mềm cần rà thư viện đang dùng.

Vi phạm giấy phép có thể bị buộc công khai mã nguồn sản phẩm hoặc gỡ thư viện; kiện dân sự từ bên giữ bản quyền; ảnh hưởng thẩm định khi gọi vốn, bán công ty.

Sản phẩm của công ty đang dùng thư viện nguồn mở theo giấy phép nào? Có giấy phép nào yêu cầu công khai mã nguồn không?

Hợp đồng mẫu, điều khoản dịch vụ, chính sách hoàn tiền, cam kết chất lượng cần khớp với luật bảo vệ người tiêu dùng mới và với chính sách dữ liệu cá nhân. Điều khoản mẫu bất lợi cho người tiêu dùng có thể bị vô hiệu.

Điều khoản mẫu bất lợi cho người tiêu dùng bị vô hiệu, phạt theo luật bảo vệ người tiêu dùng; tranh chấp hoàn tiền, dịch vụ không có căn cứ giải quyết.

Hợp đồng mẫu, điều khoản dịch vụ được ai soạn, rà lần cuối khi nào? Có khớp với chính sách quyền riêng tư không?

Website có chức năng đặt hàng, thanh toán, hoặc là sàn cho người khác bán, phải thông báo hoặc đăng ký với Bộ Công Thương. Nhiều website bán hàng bỏ qua bước này.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 20-40 triệu cho không thông báo, 40-60 triệu cho không đăng ký sàn; có thể bị buộc gỡ chức năng bán hàng.

Website của công ty có chức năng đặt hàng, giỏ hàng, thanh toán không? Đã thông báo hoặc đăng ký chưa?

Đối tác, nhà cung cấp, ứng viên được cho xem thông tin nội bộ nên ký thoả thuận bảo mật trước. Không có thì khi rò rỉ không có căn cứ xử lý.

Không phạt, nhưng khi bên ngoài làm lộ thông tin, kế hoạch, giá, khách hàng, công ty không có căn cứ pháp lý để yêu cầu bồi thường.

Có mẫu thoả thuận bảo mật sẵn chưa? Quy trình chia sẻ thông tin cho bên ngoài có yêu cầu ký trước không?

Luật cho công ty tự quyết định con dấu và cách quản lý, không còn thủ tục đăng ký mẫu dấu. Nghĩa là toàn bộ trách nhiệm nằm ở quy chế nội bộ. Giám đốc thường không tự đóng dấu mà giao kế toán hoặc hành chính, nhưng nếu không có quy chế và biên bản bàn giao thì khi dấu bị đóng vào văn bản chưa duyệt, đóng khống lên giấy trắng, hay đóng vào hợp đồng bất lợi, công ty vẫn chịu trách nhiệm với bên ngoài và rất khó quy trách nhiệm bên trong.

Dấu bị đóng vào văn bản chưa duyệt, đóng khống, đóng vào hợp đồng bất lợi: công ty vẫn phải thực hiện với bên ngoài, khó quy trách nhiệm cá nhân bên trong nếu không có quy chế và biên bản.

Con dấu đang do ai giữ, có biên bản bàn giao ghi rõ trách nhiệm không? Có quy chế nêu rõ chỉ đóng dấu sau khi người có thẩm quyền đã ký không? Có sổ theo dõi đóng dấu cho văn bản ra bên ngoài không? Có cấm đóng dấu khống, dấu treo không?

Nguyên tắc cơ bản: người lập lệnh không phải là người duyệt lệnh. Ngân hàng điện tử doanh nghiệp đều có cơ chế tài khoản lập và tài khoản duyệt, hạn mức theo người, theo giao dịch, theo ngày, danh sách người thụ hưởng cố định. Nếu kế toán vừa lập vừa duyệt được, hoặc giám đốc giao luôn thiết bị xác thực cho kế toán để đỡ phiền, thì công ty không có lớp kiểm soát nào trước khi tiền đi, chỉ còn phát hiện sau khi xem sổ phụ. Đây là kịch bản chiếm dụng phổ biến nhất ở công ty nhỏ, thường kéo dài nhiều năm mới lộ.

Rủi ro chiếm dụng tiền của chính người trong công ty, không có lớp chặn trước, thường phát hiện sau nhiều năm với số tiền lớn. Đòi lại khó, kiện tụng dài.

Trên ngân hàng điện tử, ai có quyền lập lệnh, ai có quyền duyệt? Có ai vừa lập vừa duyệt được không? Thiết bị xác thực của người duyệt đang ở đâu? Có hạn mức theo giao dịch và theo ngày không? Có bắt buộc đề nghị thanh toán được duyệt trước khi lập lệnh không?

Ngoài tài khoản đăng nhập, tiền có thể đi bằng nhiều thứ: thiết bị sinh mã của ngân hàng, mã xác thực gửi về số điện thoại nào đó, chữ ký số nếu ngân hàng đã chấp nhận chữ ký số làm phương thức xác thực cho tài khoản công ty, tài khoản nộp thuế điện tử trích tiền trực tiếp từ ngân hàng, thẻ công ty, ví hoặc cổng thanh toán liên kết. Mỗi thứ là một cửa. Không ai liệt kê đủ thì không biết cửa nào đang mở và ai đang cầm chìa.

Một cửa tiền không ai quản là một đường chiếm dụng hoặc bị lừa đảo chuyển tiền; công ty không biết mình có bao nhiêu cửa thì không đóng được cửa nào.

Đã liệt kê đủ mọi phương thức có thể tạo lệnh chi từ tài khoản công ty chưa? Mỗi phương thức ai đang giữ? Chữ ký số của công ty có được đăng ký làm phương thức xác thực trên ngân hàng điện tử không? Số điện thoại nhận mã xác thực là của ai?

Người giữ tiền không được đồng thời là người ghi sổ. Công ty nhỏ hay để kế toán kiêm thủ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán do một người viết nên khớp nhau mãi dù tiền thật có thể đã lệch. Cần định mức tồn quỹ, kiểm kê định kỳ và đột xuất có biên bản, tạm ứng có hạn hoàn, chi tiền mặt chỉ cho khoản nhỏ dưới ngưỡng bắt buộc chuyển khoản. Với công ty dịch vụ, công nghệ, cách kiểm soát tốt nhất là đưa tiền mặt về gần 0 và dùng thẻ công ty có hạn mức.

Thất thoát tiền mặt kéo dài không phát hiện khi một người vừa giữ tiền vừa ghi sổ; tạm ứng quá hạn thành nợ khó đòi khi người đó nghỉ việc.

Ai giữ tiền mặt, ai ghi sổ quỹ, có phải cùng một người không? Tồn quỹ hiện tại bao nhiêu, kiểm kê lần cuối khi nào, có biên bản không? Có khoản tạm ứng nào quá hạn chưa hoàn không?

Bốn việc nên do những người khác nhau làm: đề nghị chi, duyệt chi, thực hiện chi, ghi sổ và đối soát. Công ty nhỏ không đủ người để tách hết, thì tối thiểu người duyệt và người đối soát sổ phụ ngân hàng không phải là người thực hiện. Giám đốc nên nhận thông báo biến động số dư và tự xem sổ phụ định kỳ, không đợi báo cáo của kế toán. Đối soát tự động giữa sổ phụ ngân hàng và sổ kế toán là công cụ rẻ nhất để phát hiện lệch sớm.

Không có đối soát độc lập thì mọi kiểm soát khác đều có thể bị người thực hiện che giấu. Đây là lớp cuối cùng phát hiện lệch, thiếu nó là mất khả năng phát hiện.

Sổ phụ ngân hàng hằng tháng ai đối soát với sổ kế toán, người đó có phải người lập lệnh không? Giám đốc có nhận thông báo biến động số dư không? Lần cuối giám đốc tự mở sổ phụ xem là khi nào?