Toàn bộ checklist

Kỳ không phát sinh khấu trừ thì có thể không phải nộp tờ khai, nhưng quy định về trường hợp này từng thay đổi. Nên xác nhận lại cách hiểu hiện hành thay vì mặc định.

Phạt chậm nộp tờ khai theo số ngày như tờ khai giá trị gia tăng, cộng chậm nộp tiền thuế đã khấu trừ 0,03% mỗi ngày.

Kỳ nào có trả lương và có khấu trừ? Kế toán đang áp dụng cách hiểu nào cho kỳ không phát sinh?

Không có tờ khai quý nên hay bị quên. Nếu tổng số tạm nộp trong năm thấp hơn tỉ lệ tối thiểu so với số quyết toán, phần thiếu bị tính tiền chậm nộp dù cuối năm nộp đủ.

Tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày trên phần thiếu so với tỉ lệ tối thiểu, tính từ hạn nộp quý cuối đến ngày nộp đủ. Với số thuế lớn đây là khoản đáng kể.

Từng quý đã tạm nộp chưa? Tổng đã tạm nộp so với ước tính cả năm đạt tỉ lệ tối thiểu theo quy định chưa?

Chỉ cần trong năm có trả lương là phải quyết toán, kể cả không ai đến mức nộp thuế. Hay bị bỏ qua ở công ty nhỏ trả lương thấp.

Phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán theo số ngày; nhân viên không quyết toán được thuế của họ, phát sinh khiếu nại.

Năm trước có trả lương cho ai không? Đã nộp quyết toán chưa? Nhân viên uỷ quyền quyết toán đã ký giấy chưa?

Từ kỳ tính thuế 2025 có mức thuế suất thấp hơn cho doanh nghiệp doanh thu nhỏ, xác định theo doanh thu năm trước liền kề. Có điều kiện loại trừ với công ty con, công ty liên kết. Áp sai mức là nộp thiếu hoặc nộp thừa.

Áp thấp hơn mức đúng là khai thiếu thuế, truy thu cộng phạt 20% và chậm nộp. Áp cao hơn là nộp thừa, xin hoàn mất thời gian.

Công ty đang áp thuế suất nào? Căn cứ doanh thu năm nào? Công ty có công ty mẹ hoặc công ty liên kết không?

Trả tiền cho cộng tác viên, freelancer, người làm thời vụ từ một mức nhất định mỗi lần là phải khấu trừ thuế trước khi trả. Hay bị bỏ qua vì trả qua chuyển khoản cá nhân.

Công ty bị truy thu thuế phải khấu trừ thay cộng phạt và chậm nộp, dù tiền đã trả hết cho cá nhân và không đòi lại được.

Có khoản chi nào cho cá nhân không có hợp đồng lao động không? Đã khấu trừ và cấp chứng từ khấu trừ chưa?

Chia lợi nhuận cho thành viên hoặc cổ đông là cá nhân có phát sinh thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn và công ty phải khấu trừ. Luật thuế thu nhập cá nhân mới có hiệu lực giữa năm 2026, cần xem lại mức và cách tính.

Truy thu thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn cộng phạt và chậm nộp. Dễ bị phát hiện vì đối chiếu với nghị quyết chia lợi nhuận và dòng tiền ra tài khoản cá nhân.

Công ty có chia lợi nhuận trong năm không? Đã khấu trừ và kê khai chưa?

Công ty phần mềm được ưu đãi nhưng có bán thêm thiết bị, dịch vụ tư vấn, cho thuê... thì phần thu nhập đó không được hưởng ưu đãi của phần mềm. Phải tách doanh thu, chi phí, thu nhập riêng cho từng hoạt động. Không tách được thì cơ quan thuế phân bổ theo tỉ lệ doanh thu, thường bất lợi hơn.

Cơ quan thuế phân bổ lại theo tỉ lệ doanh thu, thường đẩy lợi nhuận từ hoạt động ưu đãi sang hoạt động chịu thuế thường, truy thu phần chênh cộng phạt.

Sổ kế toán có tách doanh thu và chi phí theo từng hoạt động không? Chi phí chung (lương quản lý, văn phòng) đang phân bổ theo tiêu thức nào?

Hết thời hiệu thì không bị phạt nữa, nhưng tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp vẫn phải nộp trong thời hạn truy thu dài hơn nhiều. Mức hiện hành: vi phạm về hoá đơn (lập sai thời điểm, sai nội dung, không thông báo sai sót) và vi phạm thủ tục thuế (nộp tờ khai trễ, đăng ký trễ) thời hiệu phạt 2 năm; khai sai dẫn đến thiếu thuế hoặc trốn thuế chưa đến mức hình sự thời hiệu phạt 5 năm; truy thu tiền thuế và chậm nộp 10 năm; không đăng ký thuế thì truy thu không giới hạn. Bảo hiểm xã hội: phạt hành chính có thời hiệu ngắn, nhưng truy thu tiền đóng và lãi không có thời hạn. Lao động: thời hiệu phạt hành chính 1 năm nhưng tranh chấp cá nhân đi đường toà án theo thời hiệu riêng. Kế toán: 2 năm. Biết thời hiệu để xếp ưu tiên xử lý hồ sơ cũ, không phải để chờ hết hạn.

Không phải mục có phạt riêng, mà là công cụ để xếp ưu tiên. Hiểu sai thời hiệu theo hướng 'qua 2 năm là xong' dẫn đến bỏ qua khoản thuế thiếu vẫn bị truy thu tới 10 năm kèm chậm nộp; hiểu đúng thì chủ động khai bổ sung để tránh phạt 20%.

Các sai sót cũ đã biết đang nằm trong thời hiệu nào? Có sai sót nào sắp hết thời hiệu phạt mà nên chủ động khai bổ sung để chỉ nộp thuế thiếu và chậm nộp, không bị phạt 20%? Khai bổ sung trước khi có quyết định kiểm tra thì không bị phạt khai sai.

Lương, thưởng, phụ cấp chỉ được tính vào chi phí khi được ghi trong hợp đồng, quy chế hoặc thoả ước và có chứng từ thanh toán. Thưởng nóng ngoài quy chế thường bị loại.

Lương, thưởng không có trong quy chế hoặc không có chứng từ bị loại khỏi chi phí, truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp tương ứng cộng phạt.

Quy chế lương, thưởng có bằng văn bản chưa? Các khoản thưởng đang trả có nằm trong quy chế không?