Toàn bộ checklist

Nhiều người đăng ký vốn cao cho đẹp hồ sơ nhưng không góp đủ. Khi quá hạn mà không điều chỉnh, công ty rơi vào trạng thái vi phạm và thành viên phải chịu trách nhiệm tương ứng phần đã cam kết.

Phạt hành chính về đăng ký doanh nghiệp, khung với tổ chức khoảng 30-50 triệu và buộc điều chỉnh vốn. Thành viên chịu trách nhiệm theo số vốn đã cam kết, không phải số đã góp.

Sổ sách có chứng từ góp vốn khớp với số đăng ký chưa? Nếu chưa góp đủ, đã làm thủ tục điều chỉnh vốn chưa?

Đổi người đại diện, địa chỉ, vốn, ngành nghề mà không cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn quy định là bị phạt. Thường bị phát hiện khi làm thủ tục khác.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 20-60 triệu tuỳ thời gian chậm. Hồ sơ ký trong thời gian thông tin sai có thể bị đặt câu hỏi.

Lần thay đổi gần nhất đã đăng ký chưa? Giấy đăng ký hiện tại có khớp thực tế không?

Chữ ký số hết hạn đúng ngày nộp tờ khai là chuyện xảy ra thường xuyên. Công ty bị khoá mã số thuế còn gặp vòng luẩn quẩn: cần chữ ký số để nộp tờ khai, nhưng không được cấp chữ ký số vì mã số thuế đang khoá.

Trễ hạn nộp tờ khai vì hết hạn hoặc mất mật khẩu, dẫn đến phạt chậm nộp tờ khai theo số ngày. Khi mã số thuế bị khoá thì không cấp lại được chữ ký số.

Chữ ký số còn hạn bao lâu? Ai giữ mật khẩu tài khoản thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử?

Đơn vị kế toán phải có kế toán trưởng. Chưa bổ nhiệm được thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ, nhưng chỉ tạm trong thời hạn tối đa theo luật, sau đó phải có kế toán trưởng đủ điều kiện (chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng, trình độ, năm kinh nghiệm). Doanh nghiệp siêu nhỏ được miễn, chỉ cần người phụ trách kế toán. Nhiều công ty nhỏ có kế toán làm đầy đủ sổ sách, thuế, nhưng không ai đứng chức danh kế toán trưởng, vẫn bị phạt vì thiếu chức danh chứ không phải vì thiếu việc.

Phạt hành chính lĩnh vực kế toán, khung với tổ chức khoảng 20-40 triệu, phạt vì thiếu chức danh dù sổ sách đầy đủ.

Công ty có còn là doanh nghiệp siêu nhỏ theo tiêu chí hiện hành không? Nếu không, ai đang là kế toán trưởng, có quyết định bổ nhiệm và chứng chỉ không? Nếu chỉ có người phụ trách kế toán, đã quá thời hạn tạm chưa?

Khi có đoàn kiểm tra, câu hỏi đầu tiên là danh mục hồ sơ, không phải từng tờ. Công ty có đủ giấy tờ nhưng rải trong email, máy cá nhân, tủ hồ sơ của người đã nghỉ thì cũng như không có. Nên có một danh mục hồ sơ theo năm và theo nhóm (thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm, pháp lý, dữ liệu cá nhân), mỗi nhóm ghi rõ lưu ở đâu, ai giữ, thời hạn lưu. Tài liệu kế toán có thời hạn lưu tối thiểu theo loại, thường 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn.

Không phạt trực tiếp, nhưng khi kiểm tra không tìm ra hồ sơ trong thời hạn yêu cầu thì bị coi là không có, dẫn đến các hậu quả của mục lưu trữ chứng từ.

Có danh mục hồ sơ bằng văn bản chưa? Người mới vào có tìm được hồ sơ năm 2022 trong 1 giờ không? Hồ sơ đang lưu trên hệ thống công ty hay trên máy, email cá nhân của nhân viên?

Kỳ không phát sinh khấu trừ thì có thể không phải nộp tờ khai, nhưng quy định về trường hợp này từng thay đổi. Nên xác nhận lại cách hiểu hiện hành thay vì mặc định.

Phạt chậm nộp tờ khai theo số ngày như tờ khai giá trị gia tăng, cộng chậm nộp tiền thuế đã khấu trừ 0,03% mỗi ngày.

Kỳ nào có trả lương và có khấu trừ? Kế toán đang áp dụng cách hiểu nào cho kỳ không phát sinh?

Không có tờ khai quý nên hay bị quên. Nếu tổng số tạm nộp trong năm thấp hơn tỉ lệ tối thiểu so với số quyết toán, phần thiếu bị tính tiền chậm nộp dù cuối năm nộp đủ.

Tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày trên phần thiếu so với tỉ lệ tối thiểu, tính từ hạn nộp quý cuối đến ngày nộp đủ. Với số thuế lớn đây là khoản đáng kể.

Từng quý đã tạm nộp chưa? Tổng đã tạm nộp so với ước tính cả năm đạt tỉ lệ tối thiểu theo quy định chưa?

Chỉ cần trong năm có trả lương là phải quyết toán, kể cả không ai đến mức nộp thuế. Hay bị bỏ qua ở công ty nhỏ trả lương thấp.

Phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán theo số ngày; nhân viên không quyết toán được thuế của họ, phát sinh khiếu nại.

Năm trước có trả lương cho ai không? Đã nộp quyết toán chưa? Nhân viên uỷ quyền quyết toán đã ký giấy chưa?

Từ kỳ tính thuế 2025 có mức thuế suất thấp hơn cho doanh nghiệp doanh thu nhỏ, xác định theo doanh thu năm trước liền kề. Có điều kiện loại trừ với công ty con, công ty liên kết. Áp sai mức là nộp thiếu hoặc nộp thừa.

Áp thấp hơn mức đúng là khai thiếu thuế, truy thu cộng phạt 20% và chậm nộp. Áp cao hơn là nộp thừa, xin hoàn mất thời gian.

Công ty đang áp thuế suất nào? Căn cứ doanh thu năm nào? Công ty có công ty mẹ hoặc công ty liên kết không?

Trả tiền cho cộng tác viên, freelancer, người làm thời vụ từ một mức nhất định mỗi lần là phải khấu trừ thuế trước khi trả. Hay bị bỏ qua vì trả qua chuyển khoản cá nhân.

Công ty bị truy thu thuế phải khấu trừ thay cộng phạt và chậm nộp, dù tiền đã trả hết cho cá nhân và không đòi lại được.

Có khoản chi nào cho cá nhân không có hợp đồng lao động không? Đã khấu trừ và cấp chứng từ khấu trừ chưa?

Chia lợi nhuận cho thành viên hoặc cổ đông là cá nhân có phát sinh thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn và công ty phải khấu trừ. Luật thuế thu nhập cá nhân mới có hiệu lực giữa năm 2026, cần xem lại mức và cách tính.

Truy thu thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn cộng phạt và chậm nộp. Dễ bị phát hiện vì đối chiếu với nghị quyết chia lợi nhuận và dòng tiền ra tài khoản cá nhân.

Công ty có chia lợi nhuận trong năm không? Đã khấu trừ và kê khai chưa?

Công ty phần mềm được ưu đãi nhưng có bán thêm thiết bị, dịch vụ tư vấn, cho thuê... thì phần thu nhập đó không được hưởng ưu đãi của phần mềm. Phải tách doanh thu, chi phí, thu nhập riêng cho từng hoạt động. Không tách được thì cơ quan thuế phân bổ theo tỉ lệ doanh thu, thường bất lợi hơn.

Cơ quan thuế phân bổ lại theo tỉ lệ doanh thu, thường đẩy lợi nhuận từ hoạt động ưu đãi sang hoạt động chịu thuế thường, truy thu phần chênh cộng phạt.

Sổ kế toán có tách doanh thu và chi phí theo từng hoạt động không? Chi phí chung (lương quản lý, văn phòng) đang phân bổ theo tiêu thức nào?

Hết thời hiệu thì không bị phạt nữa, nhưng tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp vẫn phải nộp trong thời hạn truy thu dài hơn nhiều. Mức hiện hành: vi phạm về hoá đơn (lập sai thời điểm, sai nội dung, không thông báo sai sót) và vi phạm thủ tục thuế (nộp tờ khai trễ, đăng ký trễ) thời hiệu phạt 2 năm; khai sai dẫn đến thiếu thuế hoặc trốn thuế chưa đến mức hình sự thời hiệu phạt 5 năm; truy thu tiền thuế và chậm nộp 10 năm; không đăng ký thuế thì truy thu không giới hạn. Bảo hiểm xã hội: phạt hành chính có thời hiệu ngắn, nhưng truy thu tiền đóng và lãi không có thời hạn. Lao động: thời hiệu phạt hành chính 1 năm nhưng tranh chấp cá nhân đi đường toà án theo thời hiệu riêng. Kế toán: 2 năm. Biết thời hiệu để xếp ưu tiên xử lý hồ sơ cũ, không phải để chờ hết hạn.

Không phải mục có phạt riêng, mà là công cụ để xếp ưu tiên. Hiểu sai thời hiệu theo hướng 'qua 2 năm là xong' dẫn đến bỏ qua khoản thuế thiếu vẫn bị truy thu tới 10 năm kèm chậm nộp; hiểu đúng thì chủ động khai bổ sung để tránh phạt 20%.

Các sai sót cũ đã biết đang nằm trong thời hiệu nào? Có sai sót nào sắp hết thời hiệu phạt mà nên chủ động khai bổ sung để chỉ nộp thuế thiếu và chậm nộp, không bị phạt 20%? Khai bổ sung trước khi có quyết định kiểm tra thì không bị phạt khai sai.

Lương, thưởng, phụ cấp chỉ được tính vào chi phí khi được ghi trong hợp đồng, quy chế hoặc thoả ước và có chứng từ thanh toán. Thưởng nóng ngoài quy chế thường bị loại.

Lương, thưởng không có trong quy chế hoặc không có chứng từ bị loại khỏi chi phí, truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp tương ứng cộng phạt.

Quy chế lương, thưởng có bằng văn bản chưa? Các khoản thưởng đang trả có nằm trong quy chế không?

Xuất hoá đơn trễ so với thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền là lỗi phổ biến nhất và có mức phạt riêng. Quy định về thời điểm lập hoá đơn có điều chỉnh giữa năm 2026.

Phạt hành chính về hoá đơn, khung với tổ chức khoảng 6-16 triệu cho lập sai thời điểm; nếu dẫn đến chậm nộp thuế thì cộng thêm phạt khai thiếu và chậm nộp.

Kế toán đang xuất hoá đơn lúc nào: khi thu tiền, khi hoàn thành dịch vụ, hay cuối tháng? Cách đó có khớp quy định hiện hành không?

Hoá đơn đã gửi cơ quan thuế thì không sửa trực tiếp được. Tuỳ loại sai (chưa gửi người mua, sai thông tin không ảnh hưởng tiền, sai tiền hoặc thuế suất) mà xử lý bằng huỷ, điều chỉnh hay thay thế, và phải có thông báo sai sót gửi cơ quan thuế theo mẫu. Làm sai cách hoặc quên thông báo là bị phạt dù hoá đơn cuối cùng đã đúng.

Phạt hành chính cho từng hành vi sai quy trình hoặc không thông báo sai sót; hoá đơn huỷ sai cách bị coi là không lập hoá đơn, khung phạt cao hơn.

Kế toán có quy trình bằng văn bản cho từng loại sai sót không? Số hoá đơn phải điều chỉnh, thay thế trong năm là bao nhiêu, nguyên nhân chính là gì?

Bán hàng, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc một số nhóm ngành phải dùng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.

Nếu thuộc diện bắt buộc mà không dùng, bị coi là không lập hoá đơn đúng quy định, phạt theo từng hành vi, khung với tổ chức khoảng 20-40 triệu.

Công ty có bán trực tiếp cho người tiêu dùng không? Có thuộc nhóm ngành bắt buộc không?

Từ một số lượng lao động nhất định, nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký với cơ quan quản lý lao động. Không có nội quy đã đăng ký thì gần như không xử lý kỷ luật được ai một cách hợp pháp.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 10-20 triệu. Rủi ro lớn hơn: kỷ luật, sa thải không dựa trên nội quy đã đăng ký là trái luật, phải nhận lại và bồi thường.

Công ty có nội quy bằng văn bản chưa? Đã đăng ký chưa? Số lao động hiện tại đã đến mức bắt buộc chưa?

Bắt buộc với mọi người lao động, tần suất tối thiểu theo luật. Công ty văn phòng hay bỏ qua vì nghĩ chỉ áp dụng cho nhà máy.

Phạt theo số người không được khám, khung với tổ chức từ khoảng 2 đến 150 triệu tuỳ số lượng. Khi có tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp, thiếu hồ sơ khám là bất lợi lớn.

Lần khám sức khoẻ tập thể gần nhất là khi nào? Có hồ sơ lưu không?

Người lao động phải được huấn luyện theo nhóm. Nhân viên văn phòng, công nghệ thông tin thuộc nhóm công ty tự tổ chức được, nhưng vẫn phải có hồ sơ chứng minh đã huấn luyện.

Phạt theo số người chưa huấn luyện, khung với tổ chức từ khoảng 10 đến 140 triệu. Khi có tai nạn lao động, không có hồ sơ huấn luyện làm tăng trách nhiệm của công ty.

Nhân viên mới có được huấn luyện không? Có hồ sơ, danh sách ký tên không?

Văn phòng thuê trong toà nhà vẫn phải có nội quy, phương án, thiết bị và phân định trách nhiệm với chủ toà nhà. Luật mới có hiệu lực năm 2025.

Phạt hành chính, có thể bị tạm đình chỉ hoạt động; khi có cháy, thiếu hồ sơ và phương án là căn cứ quy trách nhiệm cho người đứng đầu.

Hợp đồng thuê văn phòng có ghi rõ trách nhiệm phòng cháy của từng bên không? Công ty có hồ sơ phòng cháy riêng không?

Từ giữa năm 2025, giám đốc, chủ công ty, thành viên hội đồng quản trị không nhận lương vẫn thuộc diện đóng bảo hiểm bắt buộc, tự đóng trên mức tự chọn trong khung quy định. Đây là điểm mới mà nhiều founder chưa biết, trước đây không nhận lương là không phải đóng.

Truy thu tiền đóng từ 01/7/2025 cộng lãi chậm đóng; phạt như trốn đóng. Số tiền không lớn nhưng dễ bị phát hiện vì đối chiếu với đăng ký doanh nghiệp.

Người quản lý công ty có nhận lương không? Nếu không, đã đăng ký đóng bảo hiểm theo diện này chưa?

Đăng ký tham gia cho người mới có thời hạn tính từ ngày ký hợp đồng. Báo tăng, báo giảm trễ bị truy thu và tính lãi.

Truy thu cộng lãi chậm đóng cho khoảng thời gian báo trễ; phạt hành chính. Báo giảm trễ thì công ty tự chịu tiền đóng cho người đã nghỉ.

Người vào gần nhất đã được báo tăng trong thời hạn chưa? Người nghỉ gần nhất đã báo giảm chưa?

Công ty phải nộp kinh phí công đoàn tính trên quỹ lương đóng bảo hiểm, dù đã lập công đoàn cơ sở hay chưa. Chưa lập thì nộp về công đoàn cấp trên. Nghị định mới năm 2026 có bổ sung các trường hợp được miễn, giảm, tạm dừng.

Truy thu kinh phí chưa đóng cộng lãi; phạt 12-15% số tiền chậm đóng, tối đa 75 triệu với tổ chức.

Công ty đang nộp kinh phí công đoàn chưa? Nộp cho đơn vị nào? Có thuộc trường hợp miễn, giảm nào không?

Khách hàng có quyền yêu cầu truy cập, sửa, xoá, rút lại đồng ý. Công ty phải xử lý được yêu cầu này trong thời hạn. Nhiều hệ thống không có chức năng xoá dữ liệu người dùng.

Không đáp ứng yêu cầu xoá, truy cập trong thời hạn là vi phạm có thể bị khiếu nại trực tiếp lên cơ quan quản lý; phạt theo khung của luật.

Nếu một khách hàng yêu cầu xoá toàn bộ dữ liệu, công ty làm được không, trong bao lâu?

Nhà cung cấp máy chủ, đối tác kỹ thuật, đại lý tiếp cận dữ liệu khách hàng thay công ty là bên xử lý dữ liệu. Hợp đồng với họ cần có điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khi nhà cung cấp làm lộ dữ liệu, công ty vẫn chịu trách nhiệm với khách hàng và cơ quan quản lý mà không có căn cứ đòi bên kia.

Hợp đồng với các nhà cung cấp có tiếp cận dữ liệu có điều khoản về dữ liệu cá nhân không?

Hệ thống thông tin phải được phân loại cấp độ và có hồ sơ đề xuất cấp độ được phê duyệt, đặc biệt với hệ thống phục vụ nhiều người dùng hoặc ngành có yêu cầu riêng.

Phạt hành chính về an toàn thông tin; với ngành có yêu cầu riêng (tài chính, thanh toán) thiếu hồ sơ cấp độ ảnh hưởng đến giấy phép và hợp tác với ngân hàng.

Hệ thống của công ty đã được xác định cấp độ chưa? Ngành đang làm có yêu cầu riêng về an toàn thông tin không?

Một số loại dữ liệu và một số loại dịch vụ thuộc diện phải lưu trữ tại Việt Nam.

Nếu thuộc diện mà lưu ở nước ngoài, bị yêu cầu chuyển về trong thời hạn, phạt hành chính, và có thể bị hạn chế cung cấp dịch vụ.

Công ty có thuộc nhóm dịch vụ phải lưu dữ liệu trong nước không? Dữ liệu đang lưu ở đâu?

Nguồn mở không có nghĩa là dùng thế nào cũng được. Một số giấy phép yêu cầu công khai mã nguồn sản phẩm nếu tích hợp, một số hạn chế dùng thương mại. Công ty có sản phẩm phần mềm cần rà thư viện đang dùng.

Vi phạm giấy phép có thể bị buộc công khai mã nguồn sản phẩm hoặc gỡ thư viện; kiện dân sự từ bên giữ bản quyền; ảnh hưởng thẩm định khi gọi vốn, bán công ty.

Sản phẩm của công ty đang dùng thư viện nguồn mở theo giấy phép nào? Có giấy phép nào yêu cầu công khai mã nguồn không?

Hợp đồng mẫu, điều khoản dịch vụ, chính sách hoàn tiền, cam kết chất lượng cần khớp với luật bảo vệ người tiêu dùng mới và với chính sách dữ liệu cá nhân. Điều khoản mẫu bất lợi cho người tiêu dùng có thể bị vô hiệu.

Điều khoản mẫu bất lợi cho người tiêu dùng bị vô hiệu, phạt theo luật bảo vệ người tiêu dùng; tranh chấp hoàn tiền, dịch vụ không có căn cứ giải quyết.

Hợp đồng mẫu, điều khoản dịch vụ được ai soạn, rà lần cuối khi nào? Có khớp với chính sách quyền riêng tư không?

Website có chức năng đặt hàng, thanh toán, hoặc là sàn cho người khác bán, phải thông báo hoặc đăng ký với Bộ Công Thương. Nhiều website bán hàng bỏ qua bước này.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 20-40 triệu cho không thông báo, 40-60 triệu cho không đăng ký sàn; có thể bị buộc gỡ chức năng bán hàng.

Website của công ty có chức năng đặt hàng, giỏ hàng, thanh toán không? Đã thông báo hoặc đăng ký chưa?

Đối tác, nhà cung cấp, ứng viên được cho xem thông tin nội bộ nên ký thoả thuận bảo mật trước. Không có thì khi rò rỉ không có căn cứ xử lý.

Không phạt, nhưng khi bên ngoài làm lộ thông tin, kế hoạch, giá, khách hàng, công ty không có căn cứ pháp lý để yêu cầu bồi thường.

Có mẫu thoả thuận bảo mật sẵn chưa? Quy trình chia sẻ thông tin cho bên ngoài có yêu cầu ký trước không?

Người giữ tiền không được đồng thời là người ghi sổ. Công ty nhỏ hay để kế toán kiêm thủ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán do một người viết nên khớp nhau mãi dù tiền thật có thể đã lệch. Cần định mức tồn quỹ, kiểm kê định kỳ và đột xuất có biên bản, tạm ứng có hạn hoàn, chi tiền mặt chỉ cho khoản nhỏ dưới ngưỡng bắt buộc chuyển khoản. Với công ty dịch vụ, công nghệ, cách kiểm soát tốt nhất là đưa tiền mặt về gần 0 và dùng thẻ công ty có hạn mức.

Thất thoát tiền mặt kéo dài không phát hiện khi một người vừa giữ tiền vừa ghi sổ; tạm ứng quá hạn thành nợ khó đòi khi người đó nghỉ việc.

Ai giữ tiền mặt, ai ghi sổ quỹ, có phải cùng một người không? Tồn quỹ hiện tại bao nhiêu, kiểm kê lần cuối khi nào, có biên bản không? Có khoản tạm ứng nào quá hạn chưa hoàn không?