Toàn bộ checklist

Nhiều người đăng ký vốn cao cho đẹp hồ sơ nhưng không góp đủ. Khi quá hạn mà không điều chỉnh, công ty rơi vào trạng thái vi phạm và thành viên phải chịu trách nhiệm tương ứng phần đã cam kết.

Phạt hành chính về đăng ký doanh nghiệp, khung với tổ chức khoảng 30-50 triệu và buộc điều chỉnh vốn. Thành viên chịu trách nhiệm theo số vốn đã cam kết, không phải số đã góp.

Sổ sách có chứng từ góp vốn khớp với số đăng ký chưa? Nếu chưa góp đủ, đã làm thủ tục điều chỉnh vốn chưa?

Đổi người đại diện, địa chỉ, vốn, ngành nghề mà không cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn quy định là bị phạt. Thường bị phát hiện khi làm thủ tục khác.

Phạt hành chính, khung với tổ chức khoảng 20-60 triệu tuỳ thời gian chậm. Hồ sơ ký trong thời gian thông tin sai có thể bị đặt câu hỏi.

Lần thay đổi gần nhất đã đăng ký chưa? Giấy đăng ký hiện tại có khớp thực tế không?

Chữ ký số hết hạn đúng ngày nộp tờ khai là chuyện xảy ra thường xuyên. Công ty bị khoá mã số thuế còn gặp vòng luẩn quẩn: cần chữ ký số để nộp tờ khai, nhưng không được cấp chữ ký số vì mã số thuế đang khoá.

Trễ hạn nộp tờ khai vì hết hạn hoặc mất mật khẩu, dẫn đến phạt chậm nộp tờ khai theo số ngày. Khi mã số thuế bị khoá thì không cấp lại được chữ ký số.

Chữ ký số còn hạn bao lâu? Ai giữ mật khẩu tài khoản thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử?

Đơn vị kế toán phải có kế toán trưởng. Chưa bổ nhiệm được thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ, nhưng chỉ tạm trong thời hạn tối đa theo luật, sau đó phải có kế toán trưởng đủ điều kiện (chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng, trình độ, năm kinh nghiệm). Doanh nghiệp siêu nhỏ được miễn, chỉ cần người phụ trách kế toán. Nhiều công ty nhỏ có kế toán làm đầy đủ sổ sách, thuế, nhưng không ai đứng chức danh kế toán trưởng, vẫn bị phạt vì thiếu chức danh chứ không phải vì thiếu việc.

Phạt hành chính lĩnh vực kế toán, khung với tổ chức khoảng 20-40 triệu, phạt vì thiếu chức danh dù sổ sách đầy đủ.

Công ty có còn là doanh nghiệp siêu nhỏ theo tiêu chí hiện hành không? Nếu không, ai đang là kế toán trưởng, có quyết định bổ nhiệm và chứng chỉ không? Nếu chỉ có người phụ trách kế toán, đã quá thời hạn tạm chưa?

Khi có đoàn kiểm tra, câu hỏi đầu tiên là danh mục hồ sơ, không phải từng tờ. Công ty có đủ giấy tờ nhưng rải trong email, máy cá nhân, tủ hồ sơ của người đã nghỉ thì cũng như không có. Nên có một danh mục hồ sơ theo năm và theo nhóm (thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm, pháp lý, dữ liệu cá nhân), mỗi nhóm ghi rõ lưu ở đâu, ai giữ, thời hạn lưu. Tài liệu kế toán có thời hạn lưu tối thiểu theo loại, thường 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn.

Không phạt trực tiếp, nhưng khi kiểm tra không tìm ra hồ sơ trong thời hạn yêu cầu thì bị coi là không có, dẫn đến các hậu quả của mục lưu trữ chứng từ.

Có danh mục hồ sơ bằng văn bản chưa? Người mới vào có tìm được hồ sơ năm 2022 trong 1 giờ không? Hồ sơ đang lưu trên hệ thống công ty hay trên máy, email cá nhân của nhân viên?