Toàn bộ checklist

Luật cho công ty tự quyết định con dấu và cách quản lý, không còn thủ tục đăng ký mẫu dấu. Nghĩa là toàn bộ trách nhiệm nằm ở quy chế nội bộ. Giám đốc thường không tự đóng dấu mà giao kế toán hoặc hành chính, nhưng nếu không có quy chế và biên bản bàn giao thì khi dấu bị đóng vào văn bản chưa duyệt, đóng khống lên giấy trắng, hay đóng vào hợp đồng bất lợi, công ty vẫn chịu trách nhiệm với bên ngoài và rất khó quy trách nhiệm bên trong.

Dấu bị đóng vào văn bản chưa duyệt, đóng khống, đóng vào hợp đồng bất lợi: công ty vẫn phải thực hiện với bên ngoài, khó quy trách nhiệm cá nhân bên trong nếu không có quy chế và biên bản.

Con dấu đang do ai giữ, có biên bản bàn giao ghi rõ trách nhiệm không? Có quy chế nêu rõ chỉ đóng dấu sau khi người có thẩm quyền đã ký không? Có sổ theo dõi đóng dấu cho văn bản ra bên ngoài không? Có cấm đóng dấu khống, dấu treo không?

Nguyên tắc cơ bản: người lập lệnh không phải là người duyệt lệnh. Ngân hàng điện tử doanh nghiệp đều có cơ chế tài khoản lập và tài khoản duyệt, hạn mức theo người, theo giao dịch, theo ngày, danh sách người thụ hưởng cố định. Nếu kế toán vừa lập vừa duyệt được, hoặc giám đốc giao luôn thiết bị xác thực cho kế toán để đỡ phiền, thì công ty không có lớp kiểm soát nào trước khi tiền đi, chỉ còn phát hiện sau khi xem sổ phụ. Đây là kịch bản chiếm dụng phổ biến nhất ở công ty nhỏ, thường kéo dài nhiều năm mới lộ.

Rủi ro chiếm dụng tiền của chính người trong công ty, không có lớp chặn trước, thường phát hiện sau nhiều năm với số tiền lớn. Đòi lại khó, kiện tụng dài.

Trên ngân hàng điện tử, ai có quyền lập lệnh, ai có quyền duyệt? Có ai vừa lập vừa duyệt được không? Thiết bị xác thực của người duyệt đang ở đâu? Có hạn mức theo giao dịch và theo ngày không? Có bắt buộc đề nghị thanh toán được duyệt trước khi lập lệnh không?

Ngoài tài khoản đăng nhập, tiền có thể đi bằng nhiều thứ: thiết bị sinh mã của ngân hàng, mã xác thực gửi về số điện thoại nào đó, chữ ký số nếu ngân hàng đã chấp nhận chữ ký số làm phương thức xác thực cho tài khoản công ty, tài khoản nộp thuế điện tử trích tiền trực tiếp từ ngân hàng, thẻ công ty, ví hoặc cổng thanh toán liên kết. Mỗi thứ là một cửa. Không ai liệt kê đủ thì không biết cửa nào đang mở và ai đang cầm chìa.

Một cửa tiền không ai quản là một đường chiếm dụng hoặc bị lừa đảo chuyển tiền; công ty không biết mình có bao nhiêu cửa thì không đóng được cửa nào.

Đã liệt kê đủ mọi phương thức có thể tạo lệnh chi từ tài khoản công ty chưa? Mỗi phương thức ai đang giữ? Chữ ký số của công ty có được đăng ký làm phương thức xác thực trên ngân hàng điện tử không? Số điện thoại nhận mã xác thực là của ai?

Người giữ tiền không được đồng thời là người ghi sổ. Công ty nhỏ hay để kế toán kiêm thủ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán do một người viết nên khớp nhau mãi dù tiền thật có thể đã lệch. Cần định mức tồn quỹ, kiểm kê định kỳ và đột xuất có biên bản, tạm ứng có hạn hoàn, chi tiền mặt chỉ cho khoản nhỏ dưới ngưỡng bắt buộc chuyển khoản. Với công ty dịch vụ, công nghệ, cách kiểm soát tốt nhất là đưa tiền mặt về gần 0 và dùng thẻ công ty có hạn mức.

Thất thoát tiền mặt kéo dài không phát hiện khi một người vừa giữ tiền vừa ghi sổ; tạm ứng quá hạn thành nợ khó đòi khi người đó nghỉ việc.

Ai giữ tiền mặt, ai ghi sổ quỹ, có phải cùng một người không? Tồn quỹ hiện tại bao nhiêu, kiểm kê lần cuối khi nào, có biên bản không? Có khoản tạm ứng nào quá hạn chưa hoàn không?

Bốn việc nên do những người khác nhau làm: đề nghị chi, duyệt chi, thực hiện chi, ghi sổ và đối soát. Công ty nhỏ không đủ người để tách hết, thì tối thiểu người duyệt và người đối soát sổ phụ ngân hàng không phải là người thực hiện. Giám đốc nên nhận thông báo biến động số dư và tự xem sổ phụ định kỳ, không đợi báo cáo của kế toán. Đối soát tự động giữa sổ phụ ngân hàng và sổ kế toán là công cụ rẻ nhất để phát hiện lệch sớm.

Không có đối soát độc lập thì mọi kiểm soát khác đều có thể bị người thực hiện che giấu. Đây là lớp cuối cùng phát hiện lệch, thiếu nó là mất khả năng phát hiện.

Sổ phụ ngân hàng hằng tháng ai đối soát với sổ kế toán, người đó có phải người lập lệnh không? Giám đốc có nhận thông báo biến động số dư không? Lần cuối giám đốc tự mở sổ phụ xem là khi nào?